| Comment gérer les achats de 900 boutiques ayant chacune son propre suivi comptable ? La Guilde des Lunetiers a centralisé ses achats informatiques, et utilise le e-procurement pour assurer le suivi de ses commandes. Témoignage de son responsable de l´informatique "adhérents".
Plus de 900 opticiens indépendants, connus sous les enseignes Krys, Visions Plus, Vision Originale, se sont regroupés en coopérative : la Guilde des Lunetiers. Cette structure juridique permet en particulier de regrouper les moyens informatiques, et de disposer d´une infrastructure technique commune. Au total, 3500 postes de travail en France et dans les Dom-Tom.
Un service informatique, composé de 20 personnes, centralise une hot-line, l´approvisionnement et le déploiement du matériel pour les membres de la Guilde. "Chaque boutique est généralement équipée d´un serveur Windows NT ou 2000, de postes de travail, le tout relié à l´intranet de la Guilde", explique Arnaud Beley, responsable de l´informatique "adhérents". "Ils disposent ainsi de l´accès à un agenda professionnel, aux plans de publicité. Un logiciel de gestion commerciale indique les derniers tarifs et le catalogue produits." Un serveur central, situé à Bazenville (Yvelines) assure les communications du réseau.
Des achats centralisés 
Le service informatique de la Guilde des Lunetiers joue un rôle de centrale d´achat. "Nous centralisons l´information et les commandes. Nos boutiques peuvent se fournir chez nous à prix coûtant", détaille Arnaud Beley. Le matériel informatique de chaque boutique est en location pour 3 ans, la Guilde des Lunetiers se fournissant exclusivement auprès de Lafi.
"Notre structure juridique implique certaines contraintes de fonctionnement", explique Arnaud Beley. "Ainsi, nous devons séparer, pour des raisons comptables, les commandes de chacune des 900 boutiques. Il ne nous est pas possible de regrouper tout sur un seul document. Chez nous, une commande implique une facture particulière."
La Guilde des Lunetiers a décidé de passer par Eproo , site de e-procurement pour les achats informatiques mis en place par la société Lafi. "Le site a beaucoup évolué ces derniers mois. Auparavant, il nous servait à suivre l´état des commandes. Maintenant, nous passons directement nos commandes par internet." La procédure de gestion des commandes s´en trouve accélérée, car le fournisseur n´a plus besoin de ressaisir les données. Le système informatique de Lafi s´appuie quant à lui sur un progiciel de gestion intégrée, Adonix. Les transmissions sont sécurisées par mot de passe, cryptage et certificat Verisign.
Un suivi comptable en ligne 
"Ce service en ligne nous permet de consulter nos anciennes factures, de demander un devis en ligne, consulter les stocks de matériel disponible. J´y trouve de nombreux avantages", indique Arnaud Beley. "Nous gardons simplement une trace papier pour nos processus internes, avec la validation du décideur. Il nous est possible de déclarer un litige de livraison le cas échéant. Jusqu´à maintenant, les services de Lafi ont toujours réagi dans l´heure. Une grosse différence avec la plupart des constructeurs !". L´accès a la plate-forme Eproo est gratuit, mais sa personnalisation implique un forfait mensuel, négociable en fonction du volume de transactions.
Un regroupement de 900 opticiens * La Guilde des Lunetiers regroupe 900 boutiques d´opticiens
* 20 personnes au service informatique passent par Eproo, site de e-procurement de Lafi, pour leurs achats de matériel informatique.
* Volume de transactions : plusieurs millions d´euros annuels.
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