La LAD automatise le traitement des documents

Le processus est simple. La facture est d´abord scannée. « Attention, pour les factures sur papier couleur et imprimées via papier carbone, il est recommandé d´utiliser un scanner très performant ainsi qu´une bonne carte graphique, pour pallier le peu de contrastes du document », prévient Vincent Ehrström (photo), directeur général de Readsoft France, un éditeur de logiciels de LAD. Le logiciel intervient après le scanner et utilise des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) et des sous-programmes d´intelligence artificielle pour rechercher les informations utiles sur la facture.

Les indices sont : la disposition sur la page, des mots clefs tels que « HT » ou « Sous-total ». Quelques règles permettent ensuite de valider la cohérence entre les différents éléments de facture reconstitués. La somme du montant HT et de la TVA doit égaler le montant total TTC par exemple. Les capacités d´apprentissage des logiciels de LAD, permettent de plus, de reconnaître les factures d´un même fournisseur, et d´améliorer ainsi le rendement et la fiabilité du système. Le fichier est ensuite contrôlé ou non par un opérateur manuel avant d´être intégré au système d´information de l´entreprise, au format approprié (Asci ou XML par exemple).

Intéressante à partir de 500 factures par jour

Outre les factures, la LAD permet aussi de traiter des bordereaux administratifs comme les feuilles de soins par exemple. Et les caisses primaires d´assurance maladie y recourent de plus en plus. Les enquêtes de satisfaction de clientèle, les relevés d´heures de personnel intérimaire, les relevés de pièces, dans le cadre du contrôle qualité d´un processus industriel ou encore les chèques, peuvent également bénéficier de cette technologie. Dans tous les cas, la condition est d´avoir un volume suffisant pour récupérer sa mise. Pour Vincent Ehrström, la LAD commence à être intéressante à partir 500 factures par jour, ou dans les cas où l´entreprise reçoit beaucoup de documents en même temps, qu´elle doit traiter rapidement.Car l´investissement n´est pas négligeable. Les applications LAD démarrent à 15 000 euros et peuvent avoisiner les 100 000 euros dans le cas de solutions traitant des documents complexes en quantité. À cela, il convient de rajouter un scanner de bonne qualité, entre 5 000 euros et 10 000 euros, selon le format à scanner, A4 ou A3. Sans oublier la carte de traitement d´images pour laquelle il faut compter 1500 euros. Enfin, la formation et le conseil ne doivent pas être négligés. Des prestations pour lesquelles on peut facilement rajouter 5 000 à 10 000 euros. Au bout du compte, l´investissement commence à partir de 25000 euros. Il va également sans dire qu´il faut avoir le ou les serveurs suffisamment puissants pour stocker l´information. Bien que, comme le souligne Prune Hefter, responsable de la communication de SWT, un autre éditeur de LAD : « Une application basique qui traite un seul type de document, comme les résultats d´une enquête par exemple, peut-être mono-poste. »

L´intégration de l´application LAD au système d´information de l´entreprise reste ensuite à assurer. Les logiciels de LAD peuvent prévoir des passerelles avec les grands ERP, comme SAP. Sinon, il faut compter entre 5 et 10 jours de développement pour la mettre en place. L´idéal est de prévoir une système évolutif qui intègre également le traitement des documents électroniques, ce que proposent déjà les applications de LAD, même s´ils ne représentent pour l´instant que 10 % des documents traités. Après leur traitement LAD, les documents peuvent enfin être archivés dans un système classique de GED.

Quelques fournisseurs pour en savoir plus :

http://www.swt.fr/fr/
http://www.readsoft.fr/
http://www.sepsi.fr/
http://www.itesoft.fr/