| Confier son informatique à un prestataire extérieur : c´est le choix qu´a fait il y a 6 ans la PME Matériaux Service. Témoignage du Directeur Financier sur son expérience de l´infogérance.
" Servantes est notre service informatique", déclare Francis Letellier, directeur financier de Matériaux Service SA. La PME spécialisée dans le négoce de matériaux de construction fait appel à Servantes depuis fin 1996 pour la gestion externalisée de son service informatique.
Les 400 salariés de Matériaux Service sont répartis sur 16 sites reliés par un intranet global et disposant chacun d´un réseau local LAN. En interne, pas d´informaticien : une personne ayant une bonne connaissance des matériels et des applications utilisées tient le rôle de "correspondant informatique". Mais la véritable direction informatique est assurée par une équipe extérieure à l´entreprise.
A l´origine, un logiciel métier développé spécialement pour Matériaux Services. "Une entreprise spécialisée avait développé pour nous un logiciel de gestion des stocks, des devis, des commandes et de la facturation", se souvient Francis Letellier. En 1996, l´entreprise disparaît et la société de services Servantes prend la main. "Ils se sont formés avec les équipes qui avaient développé l´outil puis ont rédigé un mode opératoire", explique le responsable.
Responsable environnement sur le site Matériaux Service d´Antony, Benoît Verger utilise quotidiennement le logiciel et fait régulièrement appel à Servantes en support. "Nous avons sept terminaux à la vente, et trois ordinateurs à la comptabilité. Dès que nous avons un problème, nous appelons la hot-line de Servantes. Dans la plupart des cas, nous sommes guidés par téléphone sur les opérations à effectuer. Si le problème est plus important, l´équipe de la hot-line prend la main à distance sur le poste concerné", explique-t-il.
L'infogérant, force de proposition et de conseil Ainsi, l´infogérance apparaît comme une solution adaptée dans cette problématique d´application métier "orpheline". Y compris pour les développements et mises à jour. Servantes est en effet sollicitée pour de nouveaux développements sur le logiciel qui a désormais dix ans.
La maintenance du parc est également prise en charge par la société de services. "Nous sommes propriétaire du matériel", précise Francis Letellier, "Servantes se charge de la maintenance, soit en intervention sur site, soit via une hot-line ouverte 6 jours / 7 de 7h30 à 18h30 pour les dépannages immédiats, ce qui correspond à nos horaires".
Au-delà du strict support, Servantes jour un rôle de conseil auprès de son client. Des réunions mensuelles sont organisées afin d´affiner le suivi et la gestion informatiques. "Nous évoquons lors de nos réunions les missions de Servantes, le fonctionnement de la hot-line, l´avancement des développements ou encore l´évolution du parc matériel. Les équipes de Servantes sont force de proposition pour l´amélioration de notre informatique de manière générale", explique Francis Letellier.
Evoluer vers un nouvel ERP Service informatique externalisé donc. Pour quels coûts ? "Notre budget infogérance représente moins d´un pour cent de notre chiffre d´affaires. Mais pour nous l´informatique a un coût élevé : parce que notre application est désormais un peu ancienne et nécessite un support et des développements importants", précise Francis Letellier (la facturation des interventions de Servantes est effectuée au temps passé). Dans ce cas précis, l´infogérance ne permet pas spécialement une meilleure visibilité sur les coûts. C´est en termes de gestion et d´organisation qu´elle s´avère avantageuse.
Une réflexion est d´ailleurs en cours avec Servantes sur la mise en place d´un ERP pour alléger les budgets tout en améliorant encore l´organisation et la gestion de l´informatique. En matière juridique, le contrat qui lie Matériaux Service et Servantes comprend une clause de confidentialité, et la séparation ne serait pas entravée le cas échéant. "Mais cela n´est pas d´actualité : l´externalisation nous convient", précise Francis Letellier.
Servantes est un prestataire adapté pour le support et les développements nouveaux sur un logiciel unique et vieillissant. La vraie problématique de Matériaux Service est cependant aujourd´hui la mise en place d´un nouvel ERP. A l´étude pour l´instant, cette nouvelle étape sera sans doute l´occasion de redéfinir le rôle de l´infogérant.
Pour en savoir plus :
Une étude sur le marché de l´infogérance entre 1999 et 2004 est disponible sur le site d´IDC.
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