| Correctifs à installer, licences à gérer, problèmes de disponibilité : l´administration des serveurs nécessite des compétences pointues. En confiant cette tâche à un prestataire externe, le cabinet GCL a découvert qu´il pouvait économiser sur ses licences de logiciels et faire un pas vers l´ASP.
Sept sites répartis sur toute la France et au Maroc, architecture hétérogène avec des logiciels métiers et bureautique différents : le parc informatique du cabinet d´expertise GCL n´était pas facile à gérer. Chaque agence de cette PME bordelaise possédait son propre réseau local, son serveur et ses postes clients. « Nous avions de plus en plus de difficultés à assurer la maintenance informatique et l´évolution de notre système », explique Hervé Parisot, directeur général de GCL. L´entreprise est confrontée à un problème à deux niveaux : la difficulté de gérer un parc éclaté et la maîtrise des coûts des licences des logiciels qui nécessitent souvent des mises à jour.
« Nous n´avons pas d´informaticiens sur chaque site pour vérifier que nos applications sont à jour », ajoute le directeur. L´intervention d´un prestataire s´impose, mais l´entreprise ne souhaite pas tout externaliser. « Pour nous, le plus compliqué à gérer c´était l´administration des serveurs. Nous voulions donc confier cette tâche à un prestataire tout en gardant le contrôle sur le reste ». A à mi-chemin entre l´externalisation et la maintenance à distance, la location d´applications hébergées à distance (ASP), paraît une solution adaptée.
Echanges à haut débit Début 2001, l´entreprise confie l´hébergement de ses serveurs à la société Coaxis. Toutes les applications installées sur ces serveurs sont ainsi transférées chez le prestataire. Plus besoin donc d´avoir des logiciels sur chaque poste de travail : le cabinet reprend les anciens PC et les transforme en clients légers. « Cela nous a permis de réduire nos coûts en récupérant notre parc de 80 PC. Les utilisateurs disposent sur leur poste de l´environnement Windows uniquement, ce qui facilite leur maintenance », ajoute Hervé Parisot.
Six serveurs sont dédiés à GCL chez Coaxis. Deux d´entre eux supportent l´annuaire Active Directory et les données de GCL, tandis qu´un serveur est destiné à la messagerie Microsoft Exchange. Trois sont équipés de Windows 2000 Server et intègrent Office XP et Cador, l´application métier de GCL. L´accès entre les postes clients et les serveurs s´effectue via une liaison haut débit sécurisée de type Frame Relay. « Cette liaison nous garantit la disponibilité du réseau. Elle nous permet de disposer de nos applications de façon instantanée sur tous les sites», déclare Hervé Parisot.
Pas de licences par utilisateur GCL bénéficié d´un contrat de « location des applications ». Le programme de licence ASP de Microsoft permet de facturer en fonction des logiciels utilisés et non par utilisateur. "Nous avons ainsi une bonne visibilité des coûts », souligne Hervé Parisot. La sécurité des échanges est prise en charge par le prestataire : deux ingénieurs de Coaxis sont chargés de surveiller le réseau. Les données sont protégées par un système de sauvegarde en permanence.
La migration des applications de GCL vers les serveurs de Coaxis a été réalisée en deux mois. Pour Hervé Parisot, le principal avantage de l´ASP est l´évolutivité. La maintenance et la mise à jour des applications sont prises en charge par le prestataire. « Avant, nous avions des versions très différentes des logiciels, il y avait même des utilisateurs qui utilisaient Works alors que d´autres travaillaient sous Word. Aujourd´hui nous avons une homogénéité et nous bénéficions des dernières versions des applications ».
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