Les PME plus productives grâce à la LAD

Les PME sont de plus en plus nombreuses à recourir aux outils de lecture automatique de documents (LAD). Elles espèrent ainsi réduire les temps de saisie et de traitement des documents papier pour gagner en productivité et en réactivité. Les outils de LAD ne se contentent pas de numériser un document papier. Leur valeur ajoutée réside dans leur capacité à analyser, trier et traiter automatiquement les informations qu´ils contiennent. Ce sont des outils incontournables pour automatiser les processus de l´entreprise qui reposent à l´origine sur des documents papiers.

Le volume de documents traités quotidiennement constitue la principale barrière à l´entrée. Plus ce volume est important et plus une plate-forme LAD est rentable. Mais les coûts matériels (scanner notamment) et logiciels ne cessent de baisser et le niveau d´informatisation des PME rend le recourt aux outils de LAD intéressant sur un plan économique et organisationnel. Autrefois réservées aux grandes entreprises, les plates-formes LAD investissent donc les PME.

Eviter les ressaisies, améliorer la productivité et les conditions de travail

La société Acta organise le déploiement de l´assistance (dépannage, véhicule de remplacement, réservation hôtel, etc.) pour le compte des principaux automobile clubs européens et pour des grands comptes du monde de l´automobile (constructeurs, loueurs). Cette PME de 180 personnes réalise 38 millions d´euros de chiffre d´affaires. Avant de recourir à l´outil de LAD Invoice de ReadSoft , les factures fournisseurs étaient contrôlées et saisies manuellement. Les fournisseurs n´ayant pas de numéro de compte chez Acta faisaient l´objet d´une saisie supplémentaire dans un autre système. Les factures étaient ensuite archivées au sein de la direction financière et une copie était envoyée par courrier aux clubs d´Acta qui devaient également ressaisir la facture avant archivage. Bref, les factures étaient saisies deux ou trois fois générant des traitements longs, coûteux et sources d´erreurs.Grâce à la LAD, les factures ne sont désormais saisies, interprétées et vérifiées qu´une seule fois. "La LAD améliore notre productivité et les conditions de travail du personnel comptable qui peut se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée" estime Frédérique Torres , directrice financière d´Acta.

Amortir les pics d'activité

Basée à Sarlat, Traditions du Périgord est spécialisée dans la vente par correspondance de produits du Sud-Ouest (foie gras, vins, confits, cassoulets, etc.). La société compte 26 salariés et réalise un chiffre d´affaires de 19 millions d´euros. 30 à 40 % des ventes s´effectuent autour des fêtes de fin d´année. Les commandes sont passées par courrier, par téléphone, télécopie, et via un site web."Cette saisonnalité n´est pas évidente à lisser pour une petite équipe. Nous avons donc cherché une solution pour réduire la charge croissante de saisie manuelle", explique Jean-Luc Malaurie, son directeur général. Les 250 000 commandes annuelles sont désormais traitées par LAD. Les commandes postales sont réceptionnées puis numérisées par lots avec leur chèque de règlement à l´aide d´un scanner de production (Kodak 2500D). Le logiciel de reconnaissance de caractères interprète les données inscrites par le client (prix, quantités, etc.) et les valide par rapport à une table (prix de vente des produits) définie par l´entreprise. Les commandes comportant des caractères douteux sont présentées à une opératrice qui complète ou corrige à l´écran. Grâce à ce dispositif, "la productivité a fortement augmenté, d´un facteur 5 sur certains documents" estime Jean-Luc Malaurie .

Améliorer le confort des employés et des clients

Symphonat est une société coopérative (scop) de 25 personnes qui commercialise des compléments nutritionnels par correspondance. Sa forme juridique - tout le capital est détenu par les employés - privilégie la progression des employés. "Nous avons automatisé le traitement des commandes papier pour libérer les opérateurs de saisie de tâches fastidieuses et leur permettre de progresser", explique Jean-Claude La Haye , gérant de Synphonat. Les 150 commandes papier quotidiennes sont numérisées puis triées par le logiciel FreeMind de ITESoft. Grâce à la lecture automatique des bons de commande, Symphonat a pu former les opérateurs et les rendre disponibles pour des fonctions plus valorisantes telles que l´accueil clients.La LAD a permis à Symphonat de dégager environ 100 jours de capacité de production par an pour un investissement total d´environ 30 000 euros."Le traitement des commandes est plus fluide et nous ne craignons plus les pics d´activité", ajoute Jean-Claude La Haye.