 Plus de la moitié de l´information de l´entreprise est stockée dans des documents. Les dématérialiser et les intégrer au système d´information permet d´accroître la réactivité, tout en abaissant le coût de traitement de l´information. C´est du moins l´analyse d´IDC France dans une récente étude portant sur 200 entreprises françaises.
Selon le cabinet d´études, 94% des entreprises interrogées anticipent un accroissement important de la part des documents électroniques dans les années à venir. La majorité estime que plus de la moitié de leurs documents pourrait être dématérialisée à terme. "Le discours autour de la dématérialisation à évolué. Les responsables informatiques ne recherchent plus le zéro papier à tout prix", explique Karim Bahloul qui a mené l´enquête chez IDC.
Objectif : accélérer le traitement des informations, diminuer les coûts Les entreprises souhaitent surtout dématérialiser leurs documents et les intégrer dans leurs processus métiers pour accélérer le traitement de l´information (82%) et diminuer le coût des processus documentaires (62%) par une plus grande automatisation. 54% cherchent également à améliorer la qualité des informations.
La résistance au changement, principal frein à la dématérialisation 
Les deux principaux freins à l´automatisation des processus documentaires sont une législation contraignante (43%) et une résistance au changement (59%), juste avant le coût des investissements (38%). L´implication de la direction générale est donc indispensable pour réussir un projet de ce type. "L´automatisation des processus documentaires touche les relations internes entre les collaborateurs, mais aussi de plus en plus les clients, prospects et partenaires au travers de la dématérialisation des flux commerciaux. La sécurité des formulaires comme des documents est donc un enjeu croissant", précise Karim Bahloul (photo).
Plus de la moitié des entreprises sera équipée d'un outil spécifique d'ici 2 ans 30% des entreprises possèdent déjà une solution technique dédiée et opérationnelle et 54% prévoient de mettre en place une solution informatique d´ici 1 à 2 ans. Les principales fonctionnalités attendues des outils sont l´indexation et la recherche d´informations au sein des documents (88%), un bon niveau de sécurité (68%), et une intégration au système d´information (67%). La présence d´un moteur de workflow n´arrive qu´en 6ème position (54%) après la possibilité d´annoter et de formater automatiquement les documents.
2/3 des entreprises utilisent déjà des formulaires électroniques L´étude révèle aussi que deux entreprises sur trois (64%) manipulent déjà des formulaires électroniques. Elles les utilisent majoritairement sur leur site web pour récolter des informations (80%) et dématérialiser des dossiers (60%), le dossier client par exemple. La majorité des entreprises estiment que XML et le format PDF d´Adobe sont complémentaires : PDF pour présenter et stocker les documents (89%) et XML pour intégrer et manipuler les données (81%).
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