Trois outils pour archiver efficacement vos e-mails

Selon IDC, les entreprises du monde entier s´échangeront 7600 milliards d´e-mails en 2004. Aujourd´hui indispensable, ce support véhicule quotidiennement toutes sortes de documents contractuels ou stratégiques : devis, factures, dossiers clients, prévisions de ventes, etc. Des données qu´il faut pouvoir retrouver n´importe quand et rapidement, parfois même plusieurs années après les avoir manipulées.

Or, selon une étude de BNP Paribas Lease Group, une PME sur trois a perdu des informations critiques en 2002 suite à une panne informatique (et 25% suite à un virus). Face à ce risque majeur, une sauvegarde adaptée aux spécificités des e-mails devient indispensable pour garantir la continuité de l´activité de l´entreprise et répondre aux obligations légales.

Les critères à prendre en compte pour faire le bon choix

Un système d´archivage des e-mails déplace périodiquement le contenu des boîtes de réception des utilisateurs sur un serveur tiers de stockage. Il remplace alors l´e-mail par un raccourci permettant d´accéder à l´original d´un simple clic. L´entreprise réduit ainsi les risques de saturation de son serveur Exchange, Notes ou Sendmail et possède la garantie que l´ensemble des e-mails sont sauvegardés en toute sécurité. La finesse du paramétrage de l´archivage est le principal point clé. Suivent ensuite la capacité de l´outil à prendre en compte des contraintes légales et, bien entendu, son coût de licence qui peut parfois s´avérer rédhibitoire.

eCONserver d'Ixos Software

Disponible pour Exchange et Lotus Notes, eCONserver d´Ixos transfère les courriers électroniques et les pièces jointes sur une mémoire auxiliaire et allège ainsi la base de données du serveur Exchange. Cette approche accélère la sauvegarde et la restauration des postes clients et permet de conserver en toute sécurité les dossiers publics et les courriers électroniques archivés. Pour les utilisateurs finaux (Outlook et Lotus Notes), le recours à eCONserver est totalement transparent. Seule la présence d´une nouvelle icône en forme de CD indique qu´un courrier électronique ou une pièce jointe sont en fait archivés. Cette icône signifie que le courrier d´origine a été remplacé par un lien de 1 Ko. Le courrier et son contenu sont désormais archivés ailleurs en toute sécurité, mais peuvent être récupérés en double-cliquant simplement avec le bouton gauche de la souris, à tout moment. L´archivage des courriers électroniques et des dossiers publics s´appuie sur un système de règles. Une fois configuré, le système fonctionne tout seul. IXOS-eCONserver est disponible pour Microsoft Exchange / Outlook et Exchange Server 5.5 sous Windows 2000 et NT 4. Il s´intègre à Active Directory.
Prix : A partir de 30 euros HT par boîte aux lettres.

Enterprise Vault de KVS

Uniquement disponible pour Microsoft Exchange, Enterprise Vault de KVS est un outil d´optimisation et d´administration bâti autour du serveur de messagerie. Comme ses concurrents, il permet de gérer un nombre illimité de boîtes aux lettres et élimine la nécessité de gérer et de sauvegarder les fichiers personnels d´archivage (PST) de chaque poste client. L´accès aux e-mails archivés s´effectue à l´aide d´un système de raccourcis. Enterprise Vault propose quelques fonctionnalités très intéressantes : migration de système de messagerie non-Exchange vers Exchange et d´Exchange 5.5 vers Exchange 2000, journalisation des e-mails à des fins légales, ainsi qu´un outil de recherche sur le contenu des e-mails archivés.
Prix : Enterprise Vault est commercialisé à partir de 25 euros HT par compte de messagerie.

Content Manager CommonStore d'IBM

IBM possède de son côté toute une gamme de produits spécialisés dans l´archivage des messageries Notes/Domino et Exchange, dédiés aux grosses PME et aux grandes entreprises. Ces outils agissent comme des connecteurs personnalisables qui alimentent une base de données DB2 centralisée. L´archivage de courriers Notes ou Exchange nécessite un réceptacle (Content Manager) pour y entreposer les e-mails ainsi qu´un connecteur (Commonstore for Domino / Echange) pour faire le lien entre le monde Notes/Domino/Exchange et le réceptacle. L´un des points forts de l´offre IBM est la prise en compte des e-mails, mais aussi des bases et des formulaires. La qualité IBM a cependant un coût. Prix : Content Manager Entry Offering Bundle (instance packagée serveur, client) débute à 4 252 euros HT. Et il faut compter 30 412 euros HT pour l´instance serveur de Commmonstore for Domino/Exchange plus 30,41 euros HT par instance client. Une solution packagée, Content Manager e-mail Archive solution est également disponible à partir de 50 003 euros HT pour l´instance serveur et 31,41 euros HT pour l´instance client.