 Grâce à la lecture automatique de documents (LAD), le BHV a pu centraliser en un point unique la gestion des factures de ses 8 000 fournisseurs émises auprès des
15 magasins du groupe. Les explications de Françoise Lemarchand, responsable études des systèmes d´Information.
Fondé en 1856, le Bazar de l´Hôtel de Ville (BHV), l´un des plus anciens grands magasins parisiens, s´est fortement développé depuis sa création et exploite aujourd´hui un réseau de 17 magasins en région parisienne, en province, en Martinique et au Liban. Ce réseau distribue les produits de
8 000 fournisseurs, soit plus de 400 000 factures (800 000 pages imprimées) prises en charge par le département comptable chaque année.
Repenser l'organisation du workflow "Répartie sur 15 sites différents et indépendants, la gestion des factures n´était plus optimale", constate Françoise Lemarchand, responsable études des systèmes d´Information. "Nous avons donc décidé de centraliser sur un seul service la gestion de l´ensemble de la facturation des magasins".
Cette centralisation a obligé le BHV à repenser l´organisation de ses procédures de gestion et de validation des factures. La mise en place d´un dispositif de dématérialisation des factures est ainsi rapidement devenu incontournable. "La saisie manuelle avait ses limites et les nouvelles possibilités offertes par la dématérialisation correspondaient à nos besoins : limiter la saisie et les erreurs inhérentes, rappeler les images des factures électroniquement, optimiser notre ERP (SAP), disposer d´un véritable workflow de validation et de gestion des litiges, etc.", détaille Françoise Lemarchand.
Des flux plus rapides Pour injecter automatiquement les factures dans SAP (ERP) et Sygma (système de gestion de marchandises), le BHV a retenu la solution de capture et d´extraction de données b-Wize Invoice de SWT couplée au module b-Wize CM de gestion et d´archivage électronique. Après avoir été numérisée sous la forme d´une image, la facture est analysée par b-Wize Invoice qui transforme l´image en une facture électronique (un ensemble de données) exploitable par SAP, Sygma, b-Wize CM et les autres outils du BHV. "L´approche qui mixe analyse graphique et sémantique est la plus performante en production car elle nous permet de traiter l´ensemble de nos fournisseurs, récurrents ou non", explique Françoise Lemarchand. Les litiges sont quant à eux gérés par un développement spécifique sous Lotus workflow.
Si le BHV conserve le support papier - une obligation légale - "nos services travaillent à partir des factures électroniques grâce au système de consultation b-Wize CM : les flux sont plus rapides et nous ne manions plus le papier ! ", constate la responsable. Un gain de temps et une souplesse qui améliorent la productivité du service. A l´heure actuelle, une trentaine de personnes sont regroupées sur un site centralisé de contrôle en région parisienne. Trois personnes s´occupent de la réception et de la numérisation des factures, trois autres des phases de vidéo codage (assistance manuelle à la lecture automatique des documents), et un administrateur surveille la plate-forme. "Le reste de l´équipe est mobilisé pour la gestion des litiges, d´où une spécialisation plus forte de leurs missions et une meilleure gestion à terme des relations avec nos fournisseurs", se réjouit Françoise Lemarchand.
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