Premier document contractuel d'un projet Web, le cahier des charges vise à formaliser les besoins et les exigences de l'entreprise. Considéré comme un passage obligé, c'est en réalité le premier pas vers un projet maîtrisé.

Un cahier des charges pour quoi faire ?

"En interne, le cahier des charges sert à formaliser le besoin et à l'expliquer aux différents acteurs pour s'assurer que tout le monde est d'accord. Cela oblige à définir des objectifs business quantifiés. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire puis à gérer la relation tout au long du projet", résume Anne de Montalivet (photo), responsable des projets Internet du groupe Chantelle. Référentiel contractuel partagé par le prestataire et l'équipe interne, le cahier des charges est donc le principal outil de communication du chef de projet.

Comment le rédiger ?

"Il ne faut jamais perdre de vue que le cahier des charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise", précise Anne de Montalivet. Pour être la plus synthétique possible, sa rédaction doit favoriser les résumés (une page maximum), les listes à puce et les tableaux. Concrètement, un cahier des charges est en général composé de quatre parties. La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la maîtrise d'ouvrage (MOA) et de la maîtrise d'oeuvre (MOE), procédures de validation, etc. La seconde présente les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième partie liste les prestations et les livrables attendus.

"Cette liste sert de boussole tout au long du projet. C'est autant un pense-bête qu'un outil pour rappeler à l'ordre les prestataires", explique Anne de Montalivet. "Attention à la cohérence quand plusieurs prestataires sont impliqués, les uns s'appuyant sur les livrables des autres", ajoute Franck Gonzales (photo), fondateur du cabinet de consultant Osaxis. La quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, règles de sélection, etc.

Quels éléments juridiques inclure ?

Pour Anne de Montalivet, "il faut absolument impliquer un juriste dans la rédaction du cahier des charges. C'est véritablement la seule ceinture de sécurité qui garantit au minimum le résultat en cas de problème". En effet, trop d'entreprises mettent de côté les aspects juridiques, espérant les traiter plus tard. L'expérience montre que c'est le meilleur moyen de se faire imposer le contrat du prestataire, donc d'être potentiellement lésé en cas de différend finissant devant les tribunaux.

"Pour éviter d'en arriver là, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d'en faire mention dans le cahier des charges ou d'ajouter un projet de contrat en annexe quand c'est possible. Ce dernier accélère la rédaction puis la négociation du contrat final et garantit que le projet commencera dans un cadre juridique partagé", explique Franklin Brousse (photo), avocat spécialisé dans les nouvelles technologies. Ce n'est donc pas une perte de temps et encore moins une dépense inutile.

Concrètement, trois conditions juridiques doivent apparaître dans le cahier des charges : un planning précis (des dates ou des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité de retard) ; les clauses de cession des droits incluant les droits des éléments de contenu utilisés pour créer le site (textes, photos, images...) ; les modalités de validation (déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, PV de réception provisoire, PV de réception définitive, etc.).

Et la technique dans tout ça ?

Pour Franck Gonzales, "la partie technique d'un cahier des charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées. Le recours à tel ou tel serveur d'applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement par exemple". L'erreur la plus courante - exprimer ses préférences à la place des contraintes - conduit systématiquement à des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour l'éviter, "il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non-technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin", préconise Franck Gonzales.

Quand on n'est pas à l'aise, le recours à un expert pour valider la cohérence du cahier des charges peut être une bonne solution. Cela réduit considérablement les risques sans représenter un budget important, situé entre 300 et 500 euros.