Archivage électronique : ne vous trompez pas de format !

En attribuant la même valeur probante au format numérique qu'au papier, la loi du 13 mars 2000 favorise l'archivage électronique. A la clé, que l'on soit particulier ou entreprise : des économies substantielles en espace de stockage, en processus d'archivage (dès lors qu'ils sont entièrement pris en charge par une chaîne numérique) et une plus grande simplicité. Toutefois, pour que le document électronique soit recevable d'un point de vue légal, il faut respecter certaines spécifications techniques liées à la conservation et à la protection de l'intégrité du document. Définies par la norme AFNOR Z42-013, ces spécifications n'imposent aucun format de fichier. Ce choix est pourtant primordial : quel que soit le format de stockage choisi, il faut avoir la garantie qu'un logiciel pourra l'ouvrir et l'interpréter dans trente ans (et même plus pour certains documents, voir notre tableau ci-dessous).

XML, une garantie pour l'avenir

Or, en informatique, rien n'est moins certain : même si les éditeurs perdurent, leur offre évolue. Ainsi, à l'occasion d'une étude pour la commission européenne sur les formats de document dans le cadre de l'archivage notamment, Antoine Rizk, directeur associé chez Valoris met l'accent sur l'intérêt des formats basés sur XML, métalangage qui structure et qualifie les données d'un document. "Indépendant de toute offre logicielle, XML est désormais omniprésent et indissociable de l'évolution de l'informatique". WordML (traitement de texte), FormML (formulaires), SpreadsheetML (tableur) de Microsoft ou encore OpenOffice File Format, format associé à OpenOffice et en cours de normalisation par l'OASIS, entrent précisément dans ce cadre. Outre les avantages inhérents au XML, ces formats sont publics, favorisent l'utilisation d'outils de travail habituels pour stocker les documents (suite bureautique) et peuvent être associés à des schémas XML, spécifications qui normalisent la structure d'un document XML.

Chaque entreprise peut ainsi adopter un schéma propre à son secteur d'activité pour, par exemple, structurer les données d'une facture ou d'une commande et ainsi bénéficier d'une garantie supplémentaire de pérennité puisque le schéma XML peut également être un standard public. Bien que généré par une suite bureautique, tout document ainsi sauvegardé pourra être ouvert par n'importe quel logiciel compatible XML. Si XML remplit donc la condition d'indépendance vis-à-vis de l'offre d'un éditeur et la restitution fidèle des données sur le long terme, il est, en revanche, moins performant sur la gestion de la présentation qu'il ne prend pas en charge. Présentation qui aujourd'hui constitue le point fort du format PDF d'Adobe, et l'éditeur, en collaboration avec l'organisme de normalisation "The Enterprise Content Management Association" (AIIM), a élaboré un dérivé de PDF pour l'archivage.

PDF/A, l'alternative d'Adobe

Baptisé PDF/A (A pour archivage), ce format est en fait un sous-ensemble de PDF auquel certaines fonctions qui pourraient gêner la lecture du fichier dans le temps ont été retirées : compression, chiffrement, insertion de vidéo ou fichiers audio, etc. en raison d'algorithmes évolutifs et rattachés à un logiciel spécifique. "Le respect de la présentation constitue un avantage indéniable de la solution d'Adobe", estime Antoine Rizk (photo). "Son point faible est l'absence de stockage en XML, sauf pour la partie formulaire. En d'autres termes, les entreprises qui optent pour PDF/A devront utiliser un logiciel compatible pour ouvrir le document". Or, rien ne garantit qu'Adobe sera encore là dans trente ans sans compter que si PDF est un format documenté, il ne fait pas partie du domaine public : tout éditeur qui met en oeuvre ce format doit payer des royalties à Adobe ce qui n'est bien entendu pas le cas de XML.

Enfin, si XML ne gère pas la présentation, il est tout à fait possible de lui rattacher des mécanismes qui la préservent, tels que l'association de feuilles de style (CSS et XSL). C'est certes moins simple qu'avec PDF/A, qui le fait naturellement, mais c'est l'assurance d'une pérennité qu'Adobe ne peut garantir aujourd'hui, aussi grand que soit le succès du format PDF.