Trois à cinq candidats par short-list

Pour Florent Mondolfo (photo), responsable de Prestataires.com, "la short-list idéale doit comprendre de trois à cinq prestataires, ce qui est suffisant pour se faire une idée de la diversité des solutions et des budgets". Pour les identifier, Sylvie Aubin-Zaabi a "sans cesse en tête la chasse au bon prestataire". Elle note le nom des entreprises ayant développé un site qui lui plait, se renseigne auprès des professionnels qu'elle croise, "même mon banquier et mon agence de voyage !", précise-t-elle. Une autre méthode efficace consiste à confier son besoin à des sites spécialisés comme 123presta, Companeo ou Prestataires qui disposent tous d'une base de plusieurs milliers de spécialistes.

Ne pas oublier de convaincre le prestataire !

"Plus votre projet est valorisant pour le prestataire, plus il pourra s'en servir pour se vendre. Son implication sera donc proportionnelle à l'intérêt que vous saurez éveiller en lui", indique Florent Mondolfo. Le "brief" doit donc être abordé comme une réunion de partenaires. Idéalement, une à deux heures seront consacrées à chaque candidat pour évoquer les objectifs, les points fonctionnels et techniques importants ainsi que la procédure d'appel d'offres. Il ne sert à rien de trop détailler le besoin, le cahier des charges est là pour ça.

Grilles de critères et ressenti, les clés d'un choix équilibré

L'analyse des propositions commence dès la rédaction du cahier des charges. A cette occasion, des grilles de critères sont formalisées et pondérées. Elles servent à analyser les propositions. "Quand le projet est complexe, un bordereau de prix est proposé aux candidats. Les éléments factuels (charge, planning, budget, etc.) pourront ainsi être comparés en quelques minutes, laissant plus de temps pour évaluer la valeur ajoutée de chaque prestataire et comprendre les méthodologies proposées", ajoute Benoît Léger (photo). Reste à évaluer la dimension affective : la première impression est-elle positive ? Le candidat a-t-il recherché des solutions spécifiques plutôt qu'exposé ses références ? A-t-on envie de travailler avec lui ?

Pour être sûr, contacter les clients du prestataire

Mais attention, la proposition remise lors de l'appel d'offres ne suffit pas. "Il faut voir les autres réalisations et contacter par ses propres moyens des donneurs d'ordre ayant déjà travaillé avec le prestataire", conseille Florent Modolfo. C'est en effet le meilleur moyen d'anticiper des problèmes "invisibles" tels qu'un décalage entre la volonté du client et le site effectivement réalisé ou un manque de réactivité pour les mises à jour. "Je ne suis jamais allée vérifier les certifications type Microsoft de mes prestataires : je me fie aux projets développés avec des clients, pas aux peaux de lapins informatiques !", renchérit Sylvie Aubin-Zaabi. Le choix final repose sur un savant équilibre entre les critères objectifs et affectifs. Si les premiers sont rationnels donc indiscutables, il ne faut surtout pas négliger la dimension humaine. L'implication, la capacité à se remettre en cause, l'envie de créer une "success story" sont tout aussi déterminants dans un secteur où les développeurs doivent tout réapprendre chaque année.