Avec pas moins de 700 entreprises intervenant sur des secteurs allant de la communication voix-données-images à la maintenance industrielle et tertiaire, en passant par l'éclairage urbain, Vinci Energies emploie 26 000 personnes et donne tout son sens au concept de l'entreprise en réseau. Pour fédérer cette myriade d'entreprises dont la plupart ne comptent pas plus de 30 salariés, Vinci Energies incite depuis déjà une dizaine d'années à la création de clubs d'échanges ou la constitution de "groupes de réflexion et de proposition" traitant de sujets transversaux. Des communautés voient également le jour, fédérant quant à elles les différentes expertises fonctionnelles du groupe (ressources humaines, informatique, comptabilité, administration du personnel...). Au total, une centaine de communautés d'échanges co-existent au sein du groupe Vinci.
Une trentaine de jours-homme de développements internes
Début 2003, la solution Oracle Portail commence à se déployer alors que 10 000 salariés disposent d'un accès à l'intranet. Décision est prise d'intégrer à ce portail certaines des briques de la solution TikiWiki, une solution en open source reposant sur les technologies PHP et MySQL afin d'outiller ces clubs et groupes de réflexion. Les multiples briques de TikiWiki permettent de bâtir selon les besoins des plates-formes de travail collaboratif avec la possibilité d'intégrer un moteur Wiki ou des portails grâce à des fonctions plus orientées gestion des contenus.
"La plate-forme TikiWiki est très riche. Il a fallu faire une sélection et un premier travail d'adaptation. Nous avons préféré débuter avec un nombre limité de fonctionnalités puis enrichir progressivement la solution en fonction de l'expression des besoins des utilisateurs", indique Valérie Mundula (photo), chef de projet à la direction du développement des systèmes d'information.
Une solution simple et opérationnelle
En novembre 2003, une trentaine de jours-homme a été nécessaire pour développer et mettre à disposition un socle fonctionnel TikiWiki, le tout avec une mise en cohérence graphique des modules collaboratifs avec la charte du portail Oracle. Tout a été développé en interne. Selon Jean-Christophe Damez-Fontaine (photo), responsable du pôle édition à la direction du développement des systèmes d'information, "le point de départ de ce projet a résulté d'une volonté d'approfondir notre veille sur les développements en open source en répondant aux besoins actuels du groupe en matière de partage de connaissances".
Aujourd'hui quelques clubs et communautés pilotes se retrouvent accessibles au travers du portail. Chaque espace collaboratif propose une base de documents partagée qui intègre une gestion des versions, un fil d'actualité, un calendrier, un forum et des alertes relatives à tous les enrichissements. Bien entendu, la solution permet également de gérer des droits d'accès en fonction des profils de publicateurs et d'animateurs, le transfert de compétences à l'animateur s'opérant en une demi-journée. Pour Valérie Mundula, "les membres des clubs ont besoin de gagner du temps avec une solution simple et très opérationnelle. Ces espaces ne visent pas à se substituer aux réunions périodiques sur lesquelles reposent ces communautés d'échanges mais justement à permettre de mieux les préparer". Les premiers retours sont positifs puisque les utilisateurs commencent à demander de nouvelles fonctionnalités de TikiWiki comme par exemple le module FAQ.