Dématérialisation des factures : maîtrisez toutes ses formes

1. Dématérialisation des factures papier

La dématérialisation des factures papier envoyées par les fournisseurs consiste, pour les clients, à numériser celle-ci puis à en extraire, par reconnaissance automatique et assistance manuelle, les informations pertinentes afin de les injecter dans le système d'information. Parallèlement, la facture réelle doit être conservée, tandis que son image est stockée. Celle-ci pourra être à tout moment consultée en ligne ou intégrée dans un workflow de validation. "Une telle solution est intéressante à partir de 15 000 factures par an", considère Magali Michel (photo), directrice marketing d'Itesoft.

2. Dématérialisation de bout en bout via des données structurées

Avec la dématérialisation de bout en bout, l'émetteur génére, dès le départ, une facture sous la forme de données structurées (EDI ou XML). Celle-ci circule, via le réseau, du fournisseur à son client. Toutefois, dans la majorité des cas, cet échange s'accompagne encore de l'envoi en parallèle d'une facture papier. Pour faire disparaître ce double circuit source de dépenses, il faut passer en dématérialisation dite "fiscale", ainsi qualifiée car la facture immatérielle constituée de données structurées est reconnue par l'administration fiscale. Pour ce faire, émetteur et récepteur doivent respecter une réglementation qui impose des contraintes sur le contenu, l'archivage et l'intégrité du document électronique. De plus, lorsque l'on veut consulter la facture sous une forme proche de celle du papier, elle doit être reconstituée dynamiquement.

3. Dématérialisation via des fichiers images

Une autre forme de dématérialisation fiscale revient à générer, sans l'imprimer, une image de la facture papier reconnue par l'administration. Le fichier PDF ou JPEG qui en résulte est ensuite transmis et stocké, toujours en respectant la réglementation. Cette approche présente l'avantage de la simplicité, la facture pouvant être consultée, telle quelle, à tout moment. En revanche, l'extraction des données qu'elle contient est aussi complexe que dans le cas du papier. "Malgré cet inconvénient, les PDF signés constituent souvent une première étape avant les échanges EDI ou XML", affirme Christophe Canevet (photo), responsable marketing d'Inforsud Editique.

4. Des fonctions complémentaires démultiplient les gains

La dématérialisation proprement dite génère des économies liées à la disparition des coûts du traitement papier - impression, envoi postal, archivage et saisie manuelle dans le système d'information. "Mais d'autres gains interviennent lorsqu'elle s'accompagne de la mise en oeuvre de fonctions périphériques telles que workflow de validation ou le traitement collaboratif des litiges", estime Cyrille Sautereau (photo), PDG de Deskom.

5. Des offres spécialisées ou généralistes

Pour mettre en oeuvre ces différents types de dématérialisation, les entreprises, souvent poussées par leurs clients, ont le choix entre des plates-formes déployées en interne et des services externalisés (tableau ci-dessous). Quelle que soit la formule adoptée, la solution doit être la plus ouverte possible afin de supporter celles de tous les clients ou fournisseurs, avec lesquels une concertation est d'ailleurs indispensable. Les services les plus complets prennent en charge tous les types de dématérialisation, du client au fournisseur. Les prestataires qui les délivrent sont toutefois amenés à sous-traiter auprès de spécialistes certains aspects comme la numérisation des factures papier ou l'archivage des factures numériques. Selon le volume, le coût de ces services est de l'ordre de 0,2 à 0,5 euro par facture. Il faut ajouter un forfait de 3 000 à 10 000 euros pour l'intégration avec le système d'information, qui ne se justifie que pour des volumes importants.

Quelques offres de dématérialisation des factures

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