Les avantages de la dématérialisation fiscale de la facture sont maximums lorsque le document se présente sous la forme de données structurées, qu'il s'agisse de fichiers EDI ou XML. Mais une formule plus simple, tout aussi reconnue par l'administration fiscale, consiste à générer une image numériquement signée. Cette facture immatérielle au format TIFF ou plus souvent PDF prête pourtant à controverse. Certains estiment qu'elle fait peser des contraintes sur le destinataire et que, côté fournisseur, son intérêt est limité. D'autres rétorquent qu'il s'agit d'une solution facile à mettre en oeuvre et que les contraintes peuvent être levées.
Un avantage concentré sur le fournisseur
Le premier avantage du PDF signé est la simplicité de mise en oeuvre puisqu'il est aisé, pour toute entreprise, de produire ces documents puis de les signer en utilisant un certificat numérique acheté auprès d'une autorité de certification. Pour le fournisseur, l'avantage réside dans la suppression des frais d'impression et d'envoi, ainsi que dans la réduction du coût de l'archivage. D'autant que des spécialistes comme Esker ou Inforsud Editique, ainsi que des fournisseurs de services plus généraux comme Deskom ou B-Process, permettent d'externaliser la production et la signature de ces PDF.
"Mais pour le destinataire, l'intérêt est limité puisqu'il doit stocker les factures en respectant la réglementation et qu'il éprouve autant de difficultés à extraire les informations pertinentes que dans le cas de documents papier", affirme Cyrille Sautereau (photo), PDG de Deskom. L'argument est d'autant plus fort que la réglementation exige du fournisseur l'accord de son client.
De nouveaux services facilitant l'acceptation des clients
L'émergence de nouveaux services pourrait aider à lever cet écueil. "Le PDF signé prend tout son sens quand il est associé à un tiers de confiance", argumente Christophe Canevet (photo), responsable marketing chez Inforsud Editique. Tel est le positionnement de ce prestataire, comme celui de CertEurope dont les services incluent notamment le stockage et l'archivage, dans le respect de la réglementation.
"Les clients destinataires des factures se contentent d'accéder à notre plate-forme pour les consulter et éventuellement les imprimer, à moins qu'is ne préfèrent recevoir par e-mail un double numérique non signé", explique Nathalie Schlang (photo), directrice marketing de CertEurope. La solution de ce prestataire, baptisée CertInvoice, est facturée 5 000 euros par an puis 0,5 euro par facture, ce qui la rend intéressante à partir de quelques milliers de factures.
Il reste que, bien souvent, les récepteurs des factures n'accepteront cette formule que si le rapport de force est en faveur du fournisseur. C'est par exemple le cas de grands comptes envoyant un flux de factures vers leurs petits distributeurs. Quoi qu'il en soit, le PDF signé doit être vu comme une solution intermédiaire en vue d'une évolution ultérieure, client par client, vers la transmission de données structurées.
Lire aussi :
Dématérialisation des factures : maîtrisez toutes ses formes