"Le système que nous utilisions jusqu'en 2005 pour tout notre personnel, basé sur une carte de pointage qui était collectée chaque semaine pour un calcul manuel des heures effectuées par chacun, se traduisait par une perte de temps importante et un risque d'erreur lié à cette forme de comptage", se souvient Cathy Burosse, responsable du personnel du groupe Thermes Adour. C'est pourquoi le groupe qui emploie 440 personnes réparties sur huit sites autour de Dax décide en 2005 d'adopter une nouvelle approche. C'est un spécialiste des solutions de gestion des temps, Bodet, qui équipera le groupe thermal et hôtelier de deux systèmes successifs au cours de l'année.
"Nous étions régulièrement sollicités par Bodet, fournisseur de notre ancien système, aussi bien que par d'autres éditeurs pour moderniser notre système. Nous avons retenu le premier car nous étions satisfaits des prestations que cette société nous avait toujours fournies et leur offre nous paraissait adaptée à notre situation", précise la responsable du personnel. La décision de recourir à une solution informatisée pour le pointage des horaires des différents personnels du groupe a été prise conjointement par la direction générale, la direction informatique et la direction du personnel.
Une vision complète et fiable du personnel en activité sur tous les sites
En mai 2005, Bodet équipe ainsi Thermes Adour de terminaux lecteurs de badges. "Très vite, les imperfections de cette solution sont apparues. Les oublis de badges étaient fréquents et il y avait toujours un risque", explique Cathy Burosse (photo). En octobre, moins de six mois après, la société se tourne donc vers la solution de badgeage biométrique de Bodet, Kelio. Celle-ci consiste pour chaque salarié arrivant sur son lieu de travail à saisir un code secret puis à poser sa main droite sur un lecteur biométrique de géométrie de la main qui analyse la taille et le volume de la main posée et vérifie si ceux-ci correspondent au code saisi. Les problèmes d'oubli et de perte se trouvent ainsi résolus et toute tentative de triche consistant à passer le badge d'un absent est en outre rendue impossible.
Cette fiabilité se retrouve dans le calcul des heures effectuées par chacun, puisque le risque d'erreur a disparu, et est de ce fait appréciée aussi bien par la direction que par les salariés. Et elle se traduit par un gain de temps très important : le pointage, qui prenait une journée et demie par semaine auparavant en raison de la très grande variabilité des emplois du temps selon les fonctions occupées par chaque employé - multipliant ainsi le risque d'erreurs -, est effectué automatiquement et son contrôle ne prend plus qu'une heure. L'investissement pour la mise en oeuvre successive des deux dispositifs sur les différents sites se chiffre à 30 000 euros et comprend l'acquisition des matériels et des logiciels, ainsi que la formation des huit chefs d'établissement, amenés à intervenir pour la saisie des informations relatives à un nouvel employé, par exemple.
Un système moderne et valorisant
"Chaque pointeuse est équipée d'une adresse IP. Le serveur central Bodet, qui est une station de travail, interroge à intervalles réguliers ces pointeuses et rapatrie les informations via le réseau de l'entreprise qui repose sur des liens VPN et sur la technologie des Courants Porteurs en Ligne (CPL). La responsable du personnel dispose ainsi en temps réel d'un état de l'ensemble du personnel présent", explique Jean Damitio (photo), responsable informatique du groupe Thermes Adour, précisant que même si la démarche n'a pas été réalisée dans son cas, "le logiciel qui gère les horaires peut être interfacé avec un logiciel de paie".
A noter que pour l'installation de cette solution de pointage biométrique, il a été nécessaire d'effectuer une demande auprès de la CNIL. Celle-ci a été obtenue dans un délai de deux mois. Le personnel a simplement été informé de la mise en place de ce nouveau dispositif et a très bien réagi : il n'y a plus d'inconfort lié au risque d'oubli du badge et ce système moderne est valorisant. "Nous sommes en moins d'un an passés de la préhistoire à la science-fiction !", conclut Cathy Burosse.
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