Désormais, les bons de commande au format papier envoyés par les clients de Burger International sont systématiquement numérisés par les salariés de cette PME depuis l'été 2005. La direction n'a pas eu à investir dans des scanners. "Nous avons simplement exploité les fonctions de scannage proposées par les imprimantes qui étaient déjà en place avant le lancement de notre projet de numérisation", explique Christian Grandgeorge, le responsable achats et logistique de cette entreprise d'une centaine de salariés qui commercialise des accessoires en bois pour le bricolage et les charpentes à des magasins spécialisés mais également à des particuliers.
Pour un coût de 10 000 euros, l'entreprise a uniquement investi sur ZyLAB, une solution de gestion électronique des documents (GED) qui s'interface avec le logiciel de gestion commerciale Produflex de Cegid. Aujourd'hui, ce sont entre 100 et 150 commandes de clients de cinq à six pages chacune qui sont numérisées quotidiennement. "Les documents numérisés peuvent être immédiatement recherchés en texte intégral. L'indexation est automatique", souligne Christian Grandgeorge. La donne est différente au niveau des factures adressées par les fournisseurs, elles aussi numérisées, puisque les salariés doivent y intégrer manuellement trois mots-clés : fournisseur, numéro de réception et numéro de facture fournisseur. La GED est ainsi alimentée automatiquement par Produflex et par les documents entrants, préalablement numérisés. Une interface entre Produflex et ZyLAB permet aux salariés d'effectuer des recherches documentaires à partir de l'interface de gestion commerciale.
L'équivalent de deux tonnes de papier par an
Grâce à cette numérisation de tous les documents entrants et sortants, les factures clients et les bons de livraisons - générés par le système de gestion commerciale - viennent également alimenter la GED. Burger International a gagné en qualité de service à l'égard de ses clients comme de ses fournisseurs. "Auparavant, quand un client appelait pour avoir une précision sur une de ses commandes, il nous fallait dix minutes pour retrouver son dossier papier dans les archives. Désormais, nous sommes en mesure de lui répondre en moins d'une minute", se félicite Christian Grandgeorge (photo).
Mais au delà des gains de réactivité, Burger International s'est économisé un coût d'archivage équivalent à deux tonnes de papier par an. Cela a permis à la direction de supprimer l'équivalent d'un demi-poste au niveau du service comptabilité dont l'effectif est de huit salariés. Des gains estimés à 20 000 euros par an soit un retour sur investissement du projet sur seulement un an. La stratégie de numérisation ne s'arrête pas là. Le catalogue des produits qui comporte près de 1 000 références va lui aussi être dématérialisé. Cette fois, ce sont les salariés du bureau d'étude qui vont scanner les photos des produits, leur fiche de présentation et les prix associés.
D'ici un an, le catalogue sera donc accessible en ligne aux clients professionnels que sont les 2 000 magasins et centrales d'achat de bricolage. Les 50 commerciaux de la PME qui s'adressent en direct aux particuliers seront alors équipés de micros portables qui embarqueront la nouvelle version du catalogue.
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