Pour assumer un tel volume d'affaires avec une équipe aussi réduite, Univers Broderie a automatisé au maximum ses processus en reliant sa boutique en ligne (Oxatis Commerce Expert) à sa gestion commerciale (EBP Gestion Commerciale Pro 11). Elle n'a eu aucune intégration à réaliser puisque Oxatis et EBP proposent une solution pré-intégrée. Univers Broderie gère son catalogue directement au niveau de la boutique en ligne et importe chaque jour les données des ventes dans l'application de gestion commerciale.

"La gestion commerciale d'EBP intègre directement dans ses menus les opérations d'export et d'import des données (catalogue d'articles, données logistiques, état des stocks, grilles de remises, commandes passées, clients créés, état des règlements, etc.) avec les sites Oxatis. C'est donc complètement transparent pour les utilisateurs. D'un simple clic, les commandes du site web sont transformées en bons de livraison, devis ou factures dans la gestion commerciale", détaille Gaëlle Barré (photo).

La boutique en ligne est également reliée à différents systèmes de paiement tels que Cybermut du Crédit Mutuel, Paypal et à des comparateurs de prix comme Google, Kelkoo, Le Guide.com ou Shopping.com. Au total, la mise en place du site a nécessité un mois de travail. La licence EBP s'élève à environ 350 euros HT et loyer Oxatis à environ dix euros HT par mois. "Cela peut paraître irréel mais il faut se replacer dans le contexte de 2002 : l'ADSL arrivait à peine en France et le Minitel était encore d'actualité", sourit Gaëlle Barré. Collaborant depuis des années avec son prestataire informatique, Univers Borderie s'enorgueillit de faire partie des "clients-labo" qui échangent utilement avec leur service de développement pour le bénéfice de toute la communauté des clients Oxatis.

L'intégration de la boutique en ligne avec la gestion commerciale permet à l'entreprise de gagner un temps précieux qu'elle investit dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. "Plutôt que de ressaisir des données, nous nous concentrons sur le marketing, l'animation du site et le suivi de l'activité", explique la cogérante. Résultat : le chiffre d'affaires d'Univers Broderie progresse de 90 à 110 % chaque année depuis trois ans. En dehors d'un bon référencement (moteurs de recherche et comparateurs de prix), Univers Broderie a lancé un blog et passe des publicités dans la presse spécialisée sur la broderie. Elle suit également son activité grâce à un tableau de bord commun à la boutique en ligne et à la gestion commerciale. "Il s'agit d'un véritable outil de pilotage qui fournit en temps réel le chiffre d'affaires que l'on peut comparer aux derniers mois, à l'année en cours et aux années précédentes. On peut aussi voir les articles les plus vendus par chiffre d'affaires ou quantité. Idem pour les clients : périodicité des commandes, montant moyen, règlements en retard, etc.", détaille Gaëlle Barré. Les lettres de relances sont automatiquement préparées par le logiciel.