 Après la définition des objectifs, la mise en place d'une démarche de gestion des licences démarre par un état des lieux et une hiérarchisation des priorités. A l'issue d'un projet étalé sur des mois, on passe progressivement d'un mode réactif à un mode proactif.
1. Définir les objectifs Hormis le respect de la loi qui est un objectif évident, une bonne gestion des licences logicielles permet d'éviter de payer trop de licences, de mieux utiliser celles déjà acquises, d'améliorer l'affectation des nouvelles et de réduire les coûts des contrats de maintenance. 2. Faire un état des lieux  "La plupart des entreprises qui décident de mettre de l'ordre dans leurs licences constatent un véritable état de chaos", constate
Philippe Charpentier (photo), directeur avant-vente chez Altiris. Il est donc urgent de démarrer par un état des lieux des configurations logicielles des PC. Sur un petit parc, ce travail peut être réalisé manuellement. Mais à partir de quelques dizaines de postes, un outil d'inventaire automatique est fortement conseillé. Il identifiera de façon explicite - et non par de quelconques noms de fichiers exécutables - l'ensemble des applications installées sur chaque poste. 3. Définir les priorités  "Il y a presque autant de modèles de licences que d'éditeurs. Il faut donc étaler la démarche sur une longue période en commençant par les licences les plus complexes à suivre et générant le plus de gains, en l'occurrence celles des packages installés sur les PC", conseille Philippe Franck (photo), chef de produits chez Staff&Line. Il faut également définir les éditeurs par priorité, typiquement ceux avec lesquels les contrats sont les plus importants.
Parce qu'elle est centralisée, la gestion des licences des logiciels serveurs, souvent basée sur le principe des utilisateurs simultanés, est beaucoup plus simple. "La plupart de ces logiciels, comme les progiciels de gestion intégrés, gèrent eux-mêmes ces licences. Le gain est donc faible ou nul mais il est intéressant de consolider l'information afin d'avoir une vue d'ensemble", explique Philippe Charpentier. 4. Comparer inventaire technique et données financières et administratives Une fois l'inventaire technique réalisé, il s'agit de le comparer, application par application (en fonction des priorités définies), avec les informations administratives, souvent issues des logiciels de gestion des achats sous la forme de commandes et de contrats. "Plutôt que de réaliser cette opération manuellement, il faut effectuer un rapprochement automatique en masse, grâce à un outil dédié", estime Stéphane Lhenry, directeur des opérations France chez PS'Soft, qui en tant qu'éditeur, plaide pour sa paroisse. Le fait est qu'il s'agit d'un travail fastidieux générant beaucoup de risques d'erreurs. 5. Contrôler l'utilisation des logiciels et redistribuer les licences Localiser les installations et les rapprocher des achats suffit à se mettre en conformité. Mais pour réaliser des économies, il faut d'abord savoir si les logiciels sont réellement utilisés. Là encore, dès que le parc dépasse une certaine taille, une enquête sur le terrain ne suffit plus. Mais il existe des outils qui mesurent l'utilisation réelle de chaque application, par exemple en pourcentage du temps de travail de l'utilisateur, sur une période donnée. "On définit alors un seuil en deçà duquel l'application sera soit définitivement désinstallée, soit provisoirement mise à disposition via un système de jetons", conseille Stéphane Lhenry. La désinstallation sur certains postes permet en outre de redistribuer les licences vers d'autres utilisateurs afin d'éviter d'en acquérir de nouvelles. 6. Passer de la réactivité à la proactivité  Une fois que la maison est en ordre, il s'agit d'éviter de retomber dans les mêmes travers, grâce à une démarche non plus réactive mais proactive. Dans l'idéal, la direction informatique met en place une organisation et une infrastructure qui lui permet de devenir prestataire vis-à-vis de ses utilisateurs. "Cela consiste à publier un catalogue de services et de logiciels dans lequel les utilisateurs exprimeront leurs demandes. De plus, ce catalogue est personnalisé en fonction de profils d'utilisateurs et de métiers préalablement définis, ce qui permet d'éviter les demandes farfelues nécessitant une requalification", décrit Stéphane Lhenry (photo).
D'autre part, dès la phase de demande, on saura s'il est possible d'y répondre en restant en conformité avec les contrats. Une fois la demande approuvée, son traitement peut être automatisé de bout en bout jusqu'à l'installation sur le poste de travail. Cette démarche, certes ambitieuse pour une PME, impose une interface entre la gestion de parc et la télédistribution. "Grâce à ce lien, on saura à tout moment quel est le nombre de licences disponibles", précise Philippe Charpentier. En principe, il ne sera donc plus nécessaire de procéder à d'autres campagnes d'inventaire. Lire aussi :
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