L'Office Public de l'Habitat (OPH) de la Communauté d'Agglomération de Montpellier gère plus de 15 000 logements sociaux. Il a déployé sa première application de gestion électronique de documents (GED) en 2004, pour numériser les documents d'archive qui avaient survécus à un incendie. Depuis, l'OPH a multiplié les projets au point de faire de sa GED un outil de collaboration quotidien pour l'ensemble de ses 275 collaborateurs. Le premier projet métier a été lancé début 2005 avec la numérisation des factures fournisseurs. "Nous en avons repris 100 000 factures correspondant aux quatre années précédentes. Aujourd'hui, cela représente un volume annuel de 30 000 factures pour 700 fournisseurs", précise Alain Braun, responsable informatique de l'OPH de la Communauté d'Agglomération de Montpellier.
Un gain de temps considérable
Pour parvenir à ce résultat, l'OPH s'est appuyé sur les solutions de GED "XPERT" d'Azur Technology. "La capacité du logiciel de GED à s'interfacer facilement avec notre ERP Ikos était primordiale", explique Alain Braun. L'OPH n'a ainsi pas eu à réaliser de développement spécifique, la SSII Sopra proposant un connecteur générique entre l'ERP Ikos et la GED d'Azur Technology. Interfacé avec son ERP, la GED "facilite l'accès aux documents et élimine l'échange de papier entre les services car toute la gestion du processus se fait à l'écran", explique Alain Braun. Grâce à cette approche, la recherche de documents est plus rapide et les litiges sont plus faciles à gérer. Le traitement est en effet automatisé à 90 % : depuis l'extraction des factures refusées, au retour du visa électronique, en passant par la production d'un courrier à destination des fournisseurs. "Cela se traduit alors par un gain de temps considérable", constate Alain Braun.
400 000 documents accessibles en ligne
Après ces deux premiers projets réussis, la direction générale de l'OPH a généralisé progressivement son recours à la GED. Pour les applications de la direction d'abord : comptes-rendus des conseils d'administration, suivi des commissions d'attribution des logements et d'appels d'offre... soit plus de 4 500 dossiers fonctionnels. L'OPH a ensuite étendu l'accès de sa solution de GED à l'ensemble de ses collaborateurs : gestion des marchés (200 contrats d'entretien), stockage sur quatre mois des avis d'échéances pour permettre aux chargés de clientèle de répondre aux locataires en cas de question ou de litige (plus de 100 000 documents), gestion des dossiers d'emprunt (1 600 documents interfacés avec Sage Financement). Les états de facturation édités mensuellement par l'ERP sont automatiquement stockés dans la GED, directement depuis le spool de l'AS 400 au format PDF. Les 1 200 documents liés au patrimoine sont eux aussi numérisés (conventions Etat-Bailleurs, conventions de réservation...). Et dernièrement, ce sont les bulletins de paie qui ont été dématérialisés.
Un outil collaboratif désormais incontournable
La GED est ainsi devenue petit à petit un outil collaboratif incontournable. Les salariés de l'OPH y accèdent via l'intranet de l'organisme, en fonction des droits liés à leur profil. Plus de 400 000 documents représentant 31 Go sont désormais accessibles à toute l'entreprise en fonction des droits d'accès, et 4 000 nouveaux documents sont intégrés chaque mois au système. "La clé de la réussite d'une application de GED est de reprendre suffisamment de documents existants pour permettre aux utilisateurs une appropriation immédiate. Nos collaborateurs ont tout de suite perçu le bénéfice qu'ils pouvaient en retirer : rapidité et facilité d'accès aux documents, réduction des délais de traitement, traçabilité, diminution significative du papier, interface unique de gestion qui simplifie vraiment le travail quotidien", énumère Alain Braun.
Pour ses nouveaux projets, l'OPH s'appuie sur les plans automatiques de classement (PAC) édités par Azur Technology. Dédiés au secteur de l'immobilier social, ces modules normalisent les classements et interfacent automatiquement la GED avec les autres progiciels de l'organisation. Pour l'instant, l'OPH traite ainsi une cinquantaine de types de documents parmi les 400 pris en charge dans les PAC. "Grâce à eux, nous sommes passés d'une approche spécifique et artisanale à une approche standard et industrielle", conclut Alain Braun.
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