1. Déterminer le périmètre du budget informatique
Un budget informatique contient évidemment le coût du matériel, des licences logicielles ou encore des services externalisés. Mais d'une entreprise à l'autre, certains coûts sont inclus ou répartis entre les directions fonctionnelles. "Que met-on dans ce budget ? Seulement la maîtrise d'oeuvre ou également la maîtrise d'ouvrage, voire l'assistance à maîtrise d'ouvrage ?", demande David Decovemacker, responsable des systèmes d'information chez Bonduelle. Pour défendre un budget ou établir des comparaisons, il faut donc d'abord répondre à cette question.
2. Fixer le budget en fonction du chiffre d'affaires de l'entreprise
Cette méthode a la faveur de nombreuses entreprises. C'est par exemple le cas de Sakata. "Le ratio entre budget et chiffre d'affaires est essentiel car il permet de se comparer aux entreprises du même secteur", affirme Yann Jouveneaux, responsable IT chez Sakata. Les opposants retournent cet argument, en avançant la trop grande variabilité des paramètres. "Ce ratio ne veut pas dire grand-chose car même dans un secteur donné, deux entreprises sont difficilement comparables, compte tenu du peu d'informations dont on dispose sur ce que l'on inclut dans le budget informatique", affirme David Decovemacker.
3. Déterminer des critères chiffrés plus pertinents
D'autres indicateurs dont certains sont suggérés par la méthodologie Itil permettent, mieux que le chiffre d'affaires, d'évaluer ou de justifier l'évolution du budget. Il s'agit par exemple du TCO par mois et par utilisateur, ou encore du nombre d'utilisateurs ou d'applications par informaticien. "Comme le ratio entre budget informatique et chiffre d'affaires, ces critères ont également pour objectif de réaliser des comparaisons avec d'autres entreprises", martèle Yann Jouveneaux (photo). Dans cette optique, ce responsable informatique a créé un réseau social de DSI visant à comparer anonymement les TCO et à confronter les avis.
4. Argumenter auprès de la direction informatique
"Dans l'idéal, il faudrait placer le coût en dernier dans les critères de choix et les arbitrages, c'est-à-dire bien après les besoins, la pérennité des solutions ou le respect des standards", affirme Grégoire de Préneuf (photo), fondateur d'un prestataire de services de directeur informatique en temps partagé. Pour ce faire, la DSI a tout intérêt à se positionner d'un point de vue stratégique. "La DSI doit se présenter comme un centre de création de valeur plutôt que comme un centre de coût", estime David Decovemacker. Elle doit aussi établir une relation de confiance. "La direction générale ne comprend souvent rien à l'informatique. Pour éviter qu'elle se retranche derrière une approche purement financière, il faut lui expliquer, sans jargon, pourquoi les projets sont nécessaires", explique Yann Jouveneaux. Et même avec les yeux rivés sur les coûts, il est possible de justifier une croissance du budget par des investissements qui permettront les années suivantes de le réduire.
5. Dépenser intégralement le budget ?
La tentation est grande de dépenser intégralement le budget informatique pour justifier sa reconduction d'une année sur l'autre. "Si la seule volonté de la direction générale était de réduire les coûts, alors, comme la plupart des DSI, je ferais tout pour dépenser le budget que j'ai obtenu. Mais je cherche un dialogue différent, basé sur la confiance, et j'essaie de raisonner comme si je gérais ma propre société, donc je ne dépense pas inutilement", affirme Yann Jouveneaux.
Jean-François Martel (photo), DSI de la Mairie d'Albi, insiste lui aussi sur la nécessité d'établir un consensus. "Une intelligence à tous les niveaux, de la DSI à la DG en passant par les élus et la direction financière, permet de réallouer à d'autres projets des budgets non dépensés".
6. Gérer un budget à la baisse
Bien souvent, le budget n'est pas négociable, soit parce qu'il est imposé par une autorité de tutelle, soit parce que l'entreprise est dans une logique d'économies. Il faut alors savoir trancher dans le vif. "La direction générale nous fixe une enveloppe qui diminuera de 30 % d'ici trois ans, malgré l'amortissement de notre projet actuel de refonte. Nous y parviendrons en gelant en 2009 tous les projets, en remplaçant par exemple les portables par des PC fixes, en arrêtant la maintenance de vieux logiciels ou encore en ré-internalisant des ressources", détaille David Decovemacker. Pour sa part, la Mairie d'Albi devra, à budget constant, améliorer la qualité du service aux utilisateurs. "Nous allons intensifier l'usage des logiciel libres, mieux négocier auprès des fournisseurs et supprimer tous les contrats de maintenance, excepté pour les gros progiciels", annonce Jean-François Martel.
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