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La plupart des entreprises et des collectivités ont encore du mal à évaluer correctement leur budget impression qui représente pourtant, en moyenne, entre   1 et 3 % de leur chiffre d'affaires annuel. Selon l'institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne une trentaine de pages par jour. Le coût de ces quelque 6 600 pages annuelles est particulièrement élevé : autour de 320 et    1 200 euros par an et par salarié.

Après avoir mené une étude européenne sur le sujet, le cabinet IDC estime que les entreprises se focalisent trop souvent sur la réduction des coûts directement liés à l'impression. Or, le parc d'imprimantes, l'entretien et les consommables n'en représentent qu'une petite partie. En se limitant à ces postes, les entreprises et les collectivités ont souvent l'impression d'obtenir un coût de revient correct – de l'ordre de 0,005 ou 0,006 euro par impression noir & blanc et 0,015 euro pour les impressions couleurs –, alors que le coût réel est souvent plus proche du double.

En identifiant tous les coûts cachés, IDC estime qu'une organisation peut réduire ses dépenses d'impression de 30 %. Le cabinet conseille aux entreprises de prendre en compte cinq domaines, qui ne sont pas toujours perçus comme étant directement liés à l'impression et représentent souvent autant de "coûts cachés" : la gestion des stocks, le help desk, la gestion des achats d'équipements, le développement durable, la productivité organisationnelle.

À défaut d'avoir les compétences en interne pour cet audit budgétaire, IDC conseille d'externaliser la gestion des impressions auprès d'un fournisseur spécialisé. "La gestion des impressions n'est pas une compétence propre aux entreprises. La gestion déléguée des impressions représente la meilleure alternative pour les organisations souhaitant trouver de nouvelles sources d'économies", conseille Karim Bahloul, directeur des études et de la recherche chez IDC France.

Outre les économies potentielles liées à l'identification des coûts cachés, la gestion déléguée permet de libérer des ressources en interne et de les affecter à des projets stratégiques, liés au cœur d'activité de l'entreprise ou de la collectivité.