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APPLICATIONS, SUR LE TERRAIN

ASP : quand la paye n'est plus un casse-tête

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Par Rédaction le 29/04/2002 - indexel.net
 

Un effectif d´environ 10 personnes et autant de rémunérations différentes : la paye n´est pas une mince affaire pour la petite SSII PHEC. Depuis sa création en 1999, l´entreprise a pris le parti d´externaliser cette fonction. Et a opté depuis septembre 2001 pour une solution en ASP. Philippe Entzmann, directeur de PHEC évoque son expérience de l´externalisation.

 

 

Pas de service des Ressources Humaines chez PHEC, ni de spécialiste de la gestion : la paye et la comptabilité sont, depuis la naissance de l´entreprise, externalisées. « Nous faisions appel jusqu´en septembre dernier à un cabinet d´experts comptables pour ces deux fonctions », explique Philippe Entzmann.

Echanges de fax, courriers, et autres coups de téléphone rythmaient chaque fin de mois la vie de la personne « relais » chez PHEC : la paye tournait au casse-tête. « Comme toutes les SSII, nous avons un turn-over très important, il faut réajuster les définitions de poste très fréquemment. Et nous fonctionnons beaucoup avec des systèmes de primes », indique Philippe Entzmann. Autant de facteurs favorisant les erreurs sur les bulletins de paye. Et les aller-retours entre PHEC et le cabinet comptable. « Avec les différences d´horaires, les week-ends et les 35 heures, il fallait compter quatre à cinq jours entre chaque échange. Et nous dépassions souvent les délais légaux pour payer nos salariés », se souvient le directeur.

Souplesse et gain de temps

En septembre 2001, après un premier contact direct avec l´équipe de Meilleuregestion.com, PHEC teste pendant 3 mois la solution en ASP (application hébergée à distance) Meilleurepaye.com. « Ils étaient en terrain connu quand nous leur avons exposé nos spécificités. Nous avons utilisé pendant la période de test à la fois les services du cabinet d´experts comptables et la solution en ASP, ce qui nous a permis de
comparer »
, se souvient Philippe Entzmann, qui a finalement été séduit par l´ASP.A partir de modèles pré-établis, les bulletins de paye ont été paramétrés pour être en adéquation avec les besoins de la SSII (ajout ou retrait de champs). Chaque mois, les données de la paye sont saisies en ligne par la personne « relais » chez PHEC qui se connecte avec son login et son mot de passe. Et ce à n´importe quel moment du jour et de la nuit. Les connexions sont sécurisées par SSL, ce que Philippe Entzmann juge « largement suffisant ».

Les bulletins de paye peuvent être aussitôt récupérés au format PDF et imprimés. Un gain de temps immédiatement mesurable pour la « correspondante paye » de PHEC, qui est par ailleurs informaticienne. « Nous ne traitons que la partie visible de l´iceberg, c´est-à-dire ce que l´on maîtrise lorsque l´on est pas spécialiste », explique le directeur. « Pour la ribambelle de rubriques incompréhensibles pour le néophyte, nous faisons confiance aux experts ». En l´occurrence l´équipe de Meilleurepaye.com, qui met à jour les paramètres de calculs et de déclarations à mesure que la législation évolue. « Les mises à jour sont d´ailleurs bien plus régulières qu´un logiciel traditionnel de paye », précise Philippe Entzmann.

Avantage majeur : la maîtrise des coûts

La SSII n´a pas encore clôturé son exercice depuis qu´elle utilise la solution en ASP, les éventuels bénéfices en termes de coûts ne sont pas encore quantifiables. « Notre objectif est une économie de 10 à 15 %, ce qui est peu », explique Philippe Entzmann. « C´est en termes de maîtrise des coûts que nous y voyons un avantage ». C´est en effet par un contrat d´abonnement que PHEC est liée à Meilleuregestion.com : les coûts sont fixes et récurrents et la SSII est désormais à l´abri des surprises de la surfacturation.La comptabilité est toujours gérée par le cabinet comptable, qui réceptionne les données par fax ou courrier. « Dans le domaine de la comptabilité, les problèmes de délais sont moins pénalisants. Et les transmissions des états comptables sont plus espacées que pour la paye », explique Philippe Entzmann.
« Cependant, dès que Meilleuregestion aura une offre compta à nous proposer, nous la testerons et envisagerons le modèle ASP pour notre comptabilité également ».

 

 

 

 

 

 

 

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