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Dématérialisation fiscale des factures : comprendre la réglementation

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Par Thierry Lévy-Abégnoli le 11/01/2006 - indexel.net
 

Dérivant d'une directive européenne, la réglementation liée à la dématérialisation des factures autorise deux méthodes. L'une, récente, est basée sur la signature électronique. L'autre, héritée des EDI, reprend le principe du double original.

 

La dématérialisation "définitive" de la facture, c'est-à-dire dès son émission et sans version papier, est qualifiée de "fiscale" car l'administration accepte de se baser sur le document virtuel pour le calcul de la TVA. "L'entreprise doit alors se plier à une réglementation issue de la directive européenne 2001/115/CE", explique Arnaud Vincent, responsable du marketing produits chez B-Process et membre du groupe CEN-ISSS (interopérabilité des systèmes de factures électroniques en Europe), mandaté par la CE. Les règles que l'émetteur et le récepteur doivent respecter sont différentes selon le type de dématérialisation - données structurées ou fichiers images - même si le principe est le même.

 

Dans les deux cas, il s'agit de garantir de bout en bout l'intégrité du document et d'assurer son archivage durant une période de dix ans (en France). En amont, aucune autorisation auprès de la direction générale des impôts (DGI) n'est nécessaire. Elle doit seulement être informée du mode de dématérialisation. D'autre part, l'accord du destinataire de la facture est nécessaire.

 

Données structurées : liste récapitulative ou signature électronique

 

Dans le cas d'une facture se présentant sous la forme de données structurées (EDI ou XML), la directive européenne mixe harmonisation entre pays et réglementations locales préexistantes. En France, cela se traduit, depuis 2003, par la directive 289-bis du code général des impôts (CGI). L'intégrité de la facture peut être garantie par signature électronique : c'est le volet harmonisation européenne. Mais elle peut également l'être par le principe du double original, autorisé en France depuis les années 90.

 

Le principe : émetteur et récepteur stockent les factures qui doivent contenir des champs obligatoires tels que le montant, la date d'émission et le fournisseur. Parallèlement, ils doivent tenir à jour une liste récapitulative des factures et partenaires avec lesquels elles ont été échangées. Le fisc pourra ainsi vérifier la cohérence des listes des émetteurs et des récepteurs. Si l'entreprise préfère recourir à la signature électronique, la tenue de cette liste n'est plus obligatoire. D'autre part, la signature est exigée pour les échanges entre pays. "Mais il est alors conseillé de cumuler signature et réglementation locale", estime Arnaud Vincent (photo).

 

Factures au format PDF : la signature est obligatoire

 

Pour les factures émises dans un format image (le plus souvent des fichiers PDF), donc sans données structurées, la directive 289-5 du CGI spécifie que la dématérialisation fiscale impose exclusivement la signature électronique. Comme dans le cas de données structurées signées, le type de certificat numérique accepté n'est pas spécifié alors que la directive européenne le permettrait. Il est toutefois conseillé d'acquérir ce certificat auprès d'une autorité de certification externe. Un autre point sur lequel la directive 2001/115/CE est interprétée concerne l'archivage du document. Pour les échanges entre pays, la période doit être conforme aux réglementations locales, soit trois à douze ans.

 

 
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