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APPLICATIONS, SUR LE TERRAIN

Hennessy automatise la gestion de ses notes de frais

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Par Carine Niot le 09/10/2002 - indexel.net
 

La Maison de Cognac Hennessy a opté pour une solution de gestion de notes de frais automatisée, accessible via l´intranet de l´entreprise et à distance. Résultat : des cycles de traitements raccourcis et un gain de temps de 50 % pour les utilisateurs. Les explications de Martine Quatrelivre et Florence Defoulounoux, respectivement consultante interne au sein du département des systèmes d´information et chef de projet utilisateur.

 

Producteur et négociant de Cognac depuis 1765, Hennessy (Groupe LVMH) fournit aujourd´hui les amateurs de Cognac, qu´ils se trouvent à Tokyo, New York, Paris ou encore Kuala Lumpur... Basée à Cognac (Charente), l´entreprise doit gérer les déplacements réguliers de 250 collaborateurs en France et à l´étranger. Jusqu´en 2001, les notes de frais étaient entièrement créées manuellement puis ressaisies en comptabilité, ce qui rendait les cycles de traitement et de remboursement très longs. Le besoin d´automatiser les processus est devenu pressant. "Nous avions des besoins très précis. La philosophie de Hennessy est d´équiper tous les collaborateurs de cartes affaires : il fallait donc que la solution logicielle propose une interface transparente avec ce type de carte. D´autre part, il était impératif que cette solution soit accessible à distance. Enfin, nous voulions un logiciel qui ne demande aucun développement spécifique en interne", se souvient Martine Quatrelivre. Après appel d´offres auprès de trois prestataires du marché, la solution Ulysse - Travel & Expenses de la société française Etap-On-Line est retenue en juillet 2001 et le projet démarre en Octobre.

"Nous avons expliqué nos besoins aux équipes d´Etap-On-Line sous la forme d´un jeu de question/réponse. Puis nous leur avons fourni les fichiers référentiels au format Excel", explique Martine Quatrelivre. C´est ensuite chez Etap-On-Line, à Paris, que le système est mis au point. Des tests sont réalisés à distance sur le serveur d´Etap-On-Line puis les équipes du prestataire reviennent à Cognac - une fois les derniers ajustements effectués - pour implémenter la nouvelle solution. Dès décembre 2001, UlysseTE est en exploitation chez Hennessy, soit seulement trois mois après le démarrage du projet. Il est installé sur un serveur NT et est accessible depuis l´intranet avec un simple navigateur Web.

Les collaborateurs sont aujourd'hui remboursés d'une semaine sur l'autre

"Chaque collaborateur saisit lui-même ses notes de frais dans Ulysse : l´outil est très intuitif, quelques courtes réunions d´information-démonstration ont suffit pour rendre les utilisateurs totalement autonomes. Ces réunions ont également été l´occasion pour nous de rappeler les procédures internes", explique Martine Quatrelivre. 250 collaborateurs dont 50 collaborateurs nomades utilisant un accès à distance (technologie permettant l´accès à l´intranet depuis l´extérieur)- saisissent donc directement les informations relatives à leurs déplacements dans UlysseTE. Leurs relevés de carte d´affaires BNP sont intégrés chaque jour par des automates dans le progiciel, allégeant ainsi la saisie. Toutes les connexions à UlysseTE sont sécurisées grâce à l´utilisation de logins, de mots de passe ainsi que par la gestion des habilitations.Cinq profils d´utilisateurs ont été créés : collaborateur, assistant, valideur, administrateur et gestionnaire de reporting. Pour chaque nouvelle note de frais saisie, le "valideur" concerné (le plus souvent le responsable hiérarchique) reçoit un e-mail d´alerte l´informant que sa validation est requise. "Des paliers de frais à ne pas dépasser ont été paramétrés dans Ulysse en fonction du type de frais et de la catégorie de personnel. Mais le valideur peut passer outre si nécessaire : lorsqu´il y a dépassement, un mémo apparaît à l´écran indiquant les lignes concernées. Le valideur peut ensuite consulter les éventuels commentaires laissés dans Ulysse par le collaborateur et aviser", explique Florence Defoulounoux.

Des reporting précis

Une fois la validation du supérieur hiérarchique obtenue, la note de frais passe automatiquement en comptabilité pour validation par le comptable, remboursement et intégration dans les comptes. "Les collaborateurs sont aujourd´hui remboursés de leurs frais d´une semaine sur l´autre et le gain de temps est de 50 % pour tous les utilisateurs", se félicite la responsable. Chaque valideur peut consulter des reportings précis sur les notes de frais qu´il a validées. Le contrôleur interne a quant à lui la possibilité de lancer des requêtes sur l´intégralité de la base UlysseTE afin d´obtenir des rapports plus complets. "Les rapports servent ensuite pour élaborer le budget. Les requêtes peuvent être faites par collaborateur, par service, par pays ou encore par type de frais", précise Martine Quatrelivre.Hennessy a opté pour un contrat de maintenance annuel comprenant les mises à jour et une hot-line. Lorsque les utilisateurs rencontrent un problème, ils remplissent une fiche d´anomalie, à partir de laquelle les équipes d´Etap-On-Line réitèrent le scénario sur une base de test. "Pour faciliter les interventions de notre prestataire, nous avons ouvert une ligne spécialisée qui leur permet de prendre la main à distance", explique Martine Quatrelivre. "Ce procédé est très pratique et tout à fait sécurisé. Nous sommes dans des relations de totale confiance".

 
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