APPLICATIONS, SUR LE TERRAIN

Situé en banlieue parisienne, le cabinet de design Sylvain Joly est spécialisé dans l'ameublement. Sur les vingt collaborateurs de l'entreprise, pas moins d'une douzaine de ses commerciaux arpente en permanence l'Europe. Ce qui induit nombre de rendez-vous et de commandes, sans forcément repasser par le bureau. "Nous ne pouvions plus nous contenter d'une réactivité limitée. Nous avions de plus en plus besoin de connaître les disponibilités de chacun : commerciaux, designers ou administratifs", commente Marie-France Joly (photo), la dirigeante de l'entreprise.

Des débuts difficiles

L'agenda partagé ne s'est imposé dans cette PME il n'y a que six mois seulement. "Nous avions auparavant bien tenté le travail collaboratif, mais via un freeware acheté sur Internet. Ce fut une catastrophe, car nous avons fini par perdre une base de données", se rappelle la patronne. D'où ce choix, après une brève consultation des solutions du marché, de recourir à la solution Meeting Maker Millenium, une application multi-plates-formes fonctionnant sous Windows, Mac OS X ou Solaris et dont le fonctionnement est indépendant du choix des serveurs de messagerie. "Nous l'avons d'abord utilisée en version d'évaluation sur quelques postes, puis en client serveur. Les autres solutions du marché que nous avons étudiées nous ont semblé plus lourdes à mettre en place et surtout plus onéreuses", précise Marie-France Joly.

Aller plus loin dans le travail collaboratif

Certes, la solution de travail collaboratif multi-clients choisie par le cabinet Sylvain Joly offre bien un accès sans fil instantané à la messagerie électronique et au calendrier en ligne, mais pour l'instant  la PME se contente de la fonction d'agenda partagé. Et encore, avec des droits d'accès aux consultations et aux mises à jour qui sont strictement définis. "Nous disposons d'un accès VPN, mais nous ne sommes pas décidés, pour l'instant du moins, à effectuer à distance nos transferts de données de nos Palm Pilot vers nos PC de bureau. Et nous ne sommes pas davantage prêts à le faire via le GSM ou le GPRS, que nous trouvons peu stable, malgré que ce soit techniquement possible. Actuellement, nos commerciaux ne synchronisent leurs données que lorsqu'ils sont dans nos locaux, via leur station d'accueil", avoue Marie-France Joly.

L'ergonomie de l'outil incite néanmoins le cabinet de design à aller plus loin dans le travail collaboratif. A terme, les designers comme les commerciaux PME se verraient bien effectuer de la gestion de planning, grâce aux fonctionnalités de calendrier de groupes qu'intègre cette application. Coût de l'investissement pour l'entreprise : environ 1 500 euros HT.