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Début 2009, une étude menée par Adobe révélait que l'e-mail et le téléphone sont les outils de collaboration numéro un ex aequo, avec 68 % des employés qui les utilisent. La messagerie instantanée (15 % des employés) et la web conférence (13 %) n'arrivent que loin derrière. Selon une récente étude menée pour le compte de Cisco, la situation serait entrain de changer. 77 % des responsables informatiques prévoient en effet dès cette année de maintenir ou d'augmenter leurs investissements dans des outils de collaboration en ligne.

Les outils de conférence et de réunion à distance sont plébiscités car 96 % des dirigeants et des utilisateurs interrogés estiment que ces technologies permettent d'augmenter leur productivité. Parmi les autres avantages identifiés, 40 % des utilisateurs reçoivent plus rapidement de l'aide pour résoudre un problème et 31 % estiment que les outils de collaboration à distance accélèrent le processus de décision. Les utilisateurs apprécient surtout la facilité d'utilisation de ces outils (58 %) et la possibilité de communiquer quel que soit l'endroit où l'on se trouve dans le monde (45 %).

Selon l'étude, les salariés sont de plus en plus nombreux (27 %) à contourner la politique de sécurité de l'entreprise pour pouvoir utiliser des outils de collaboration à distance ou des réseaux sociaux professionnels tels Linked In ou Viadeo. Ils affirment prendre ce risque pour être plus productifs. Reste que 39 % des utilisateurs interrogés avouent que leurs collègues ne souhaitent pas collaborer avec eux. Un accompagnement au changement reste donc indispensable pour passer de la machine à café... à la webcam.