APPLICATIONS, SUR LE TERRAIN

Avec SAP, pas toujours facile de s´y retrouver ! De près ou de loin, 5 000 des 25 000 salariés d´Areva T et D se trouvent concernés par le projet T@is qui vise à déployer l´ERP sur l´ensemble des processus financiers (achats, gestion de projet, contrôle de gestion) de cette entité du groupe Areva spécialisée sur les équipements de transmission et de distribution d´électricité. Comme pour tout projet d´envergure, la conduite du changement n´a pas été négligée.

Au-delà des axes classiques de ce volet (communication, formation), les processus induits par les transactions SAP ont été vulgarisés, mis en perspective et intégrés dans une aide en ligne maison qui s´ajoute à celle proposée en standard par l´éditeur. Pas moins de 110 jours ont été nécessaires pour modéliser cette aide en ligne orientée sur le "à quoi cela sert ?" par opposition au "comment ça marche ?".

Une modélisation graphique des processus de travail

La société Mega, spécialisée sur le créneau de la modélisation des processus avec référentiel et outils de représentation à la clé, s´est vue confier cette mission jugée essentielle. Objectif : favoriser la compréhension et par conséquent l´appropriation de la solution SAP. Quatre consultants de Mega International ont ainsi interviewé des spécialistes métier pour appréhender l´ensemble des tâches et des acteurs qui gravitent en amont et en aval de chaque transaction. Le tout en y associant les descriptions des opérations menées en dehors de SAP.

Faire adhérer les non-utilisateurs de SAP

Au final, après modélisation, l´utilisateur visualise les conditions préalables d´une transaction SAP et l´arborescence de ses finalités sur l´espace de l´intranet dévolu au projet T@is. A partir de l´une des 100 procédures identifiées, l´utilisateur peut progressivement remonter dans l´arborescence vers les 25 sous-processus pour déboucher in fine sur les quatre processus majeurs : comptabilité, achats hors-production, suivi des projets financiers et contrôle budgétaire. Céline Foucher (photo), qui était en charge de la conduite du changement autour du projet T@is et actuellement responsable des processus financiers, commente la méthode : "nous sommes restés à un niveau général dans les descriptions des processus afin de ne pas noyer les utilisateurs. Ce sont les formateurs qui se chargent d´adapter cette modélisation transversale aux spécificités locales".

Déclinée en cinq langues (français, anglais, allemand, espagnol, portugais) cette aide en ligne est également accessible sur l´intranet sans passer par SAP. Avec cette porte d´entrée générale, l´ensemble des 25 000 salariés se voit proposer un index des 90 procédures à partir desquelles ils peuvent cheminer. "Indirectement, SAP concerne un nombre de salariés bien plus important que celui des stricts utilisateurs du progiciel. Par exemple, le prescripteur d´une demande d´achat n´est pas nécessairement un utilisateur de SAP mais cela peut l´intéresser de comprendre les tenants et les aboutissants de cette action, c´est-à-dire de comprendre le positionnement de l´action dans le processus. De même, c´est aussi un moyen pour les nouvelles recrues de comprendre le mode de fonctionnement de l´organisation et de connaître les processus de référence de l´entreprise", estime Céline Foucher. 1 200 des 5 000 utilisateurs utilisent d´ores et déjà la nouvelle solution. Le premier pilote T@is a été lancé en avril 2003 et le déploiement devrait s´achever fin 2005.