APPLICATIONS, SUR LE TERRAIN

En cinq ans, la filiale franco belge d'Arjo, une société suédoise spécialisée dans la commercialisation d'équipements hospitaliers, a doublé son chiffre d'affaires (28 millions d'euros). Il a donc fallu recruter, à tel point que les 25 salariés du siège implanté à Ronck, dans le Nord, commençaient à être à l'étroit. "Nos armoires prenaient une place de plus en plus considérable. Les seules factures représentaient 25 mètres de linéaire ! ", raconte Hans de Smet (photo ci-dessus), le directeur administratif et financier de cette filiale qui draine chaque année 25 000 factures et 75 000 devis, sans parler des cahiers des charges, bons de commandes et autres bordereaux de livraison. Il fallait donc faire de la place pour pouvoir dégager de l'espace pour les nouveaux collaborateurs et optimiser le partage des informations.

Un saut technologique

La question de la dématérialisation s'est posée il y a 18 mois à l'occasion de l'arrivée à l'échéance du contrat de location du photocopieur de la filiale. Pour 20 000 euros, Arjo en a profité pour faire un "saut technologique" en s'équipant d'un photocopieur et de deux scanners intégrant la lecture automatique de documents (LAD). Le tout venant alimenter iW Document Manager, la solution de partage des documents de Canon. L'ensemble des salariés du siège est équipé de la version client de ce logiciel de gestion électronique de documents (GED) tandis que les 75 commerciaux et techniciens nomades y accèdent en consultation via une interface web.

Tous ont été équipés pour l'occasion de micro-ordinateurs portables avec accès VPN. Ces nomades consultent désormais, dans leurs répertoires, tous les devis, bons de commande et fiches fournisseurs au format PDF. "Nous avons supprimé beaucoup de manipulations documentaires inutiles. C'est une révolution que de pouvoir trouver les informations au travers de la dizaine de champs de recherche que nous avons identifiés", souligne Hans De Smet.

Un changement abrupt pour les salariés

Le changement dans les habitudes a été abrupt pour les salariés et notamment les nomades. La PME, au-delà des 20 000 euros investis dans la solution, a bien pris la mesure de l'indispensable formation des utilisateurs et leur accompagnement. Un collaborateur du service comptabilité passe ainsi depuis 18 mois près de 20 % de son temps à faciliter l'appropriation des outils par les collaborateurs d'Arjo, tout en veillant au respect des procédures fixées notamment au niveau du scannage et de la gestion des répertoires.

Hans de Smet consacre quant à lui 10 % de son temps au projet. Un comptable a donc été recruté à mi-temps pour assurer les tâches que ces deux personnes ne pouvaient plus assurer. Prochainement, Arjo devrait lancer la numérisation de toute sa documentation technique grâce à l'achat d'un troisième scanner, tandis que le système de LAD reconnaîtra les noms des commerciaux sur les bons de commandes pour les envoyer automatiquement dans leurs répertoires.