APPLICATIONS, SUR LE TERRAIN

Trois ans après leur lancement, les premiers projets de Degrémont pilotés de A à Z au travers de la solution de travail collaboratif Livelink d'Open Text arrivent à leur terme. Que ce soit à Shanghai ou à Strasbourg, la construction d'une usine de traitement des eaux (Degrémont est une filiale du groupe Suez) implique des équipes de 35 à 40 personnes. Tout au long du projet, des volumes d'information conséquents vont faire des allers-retours entre le siège (les études), les partenaires et le personnel en charge de la réalisation sur le terrain. C'est avec la volonté de permettre aux équipes projets de travailler sur des documents à jour en permanence, mais aussi de fédérer des équipes dispersées, que la direction des systèmes d'information a proposé de mettre en place une plate-forme de travail collaboratif.

Une traçabilité qui peut faire peur

Dix projets parmi les plus importants - soit 25 % des missions en cours - sont aujourd'hui pilotés via l'outil Livelink. Pour ceux-là, fini le temps où les documents circulaient par e-mail dans des fichiers attachés et où les plans de chantier étaient envoyés par courrier postal. Chaque espace dédié à un projet capitalise et structure les informations sur un modèle commun. La circulation des différentes catégories de documents fait l'objet de processus de validation et d'enrichissement successifs avec, à la clé, des gains de productivité de l'ordre de 10 %.

Livelink ne s'impose pas aux projets. Il appartient aux responsables opérationnels d'en exprimer la demande. A la direction informatique, une équipe de trois personnes est dédiée à cette offre de service interne. L'équipe assure le paramétrage de chaque espace, sa maintenance et la formation des utilisateurs. "Lors de nos formations, nous sommes très transparents sur la traçabilité qu'induisent ces espaces. Cela peut faire peur. Il s'agit d'expliquer que cette traçabilité permet de gagner du temps et de limiter les erreurs. C'est un moyen de pilotage très apprécié par les responsables d'affaires", souligne Otmane Ait Bahajji, en charge des projets de e-collaboration.

Un outil fédérateur

A tout moment, le chef de projet sait qui a travaillé sur un document, qui l'a consulté et quand. L'outil va dans le sens d'une plus grande implication des différents membres d'une équipe projet en permettant à chacun de mieux percevoir les conséquences de ses actions. "Certains responsables d'affaires accordent à leurs équipes le droit de voir beaucoup de choses comme par exemple les états de suivi financier. Apporter une telle vision globale participe à renforcer l'implication de l'équipe", note le chef de projet.

Les espaces de collaboration n'ont pas seulement contribué à rapprocher les équipes distantes de cette entreprise de 3 000 salariés. Des rapprochements ont été initiés avec la direction de la qualité dans la mesure où des processus découlant de la certification ISO 9001 de l'entreprise commencent à s'intégrer dans l'outil. La direction juridique n'a pas non plus manqué de s'intéresser à l'affaire car certains clients sont associés à certains espaces de travail afin de leur assurer une meilleure visibilité sur leurs projets. Un dernier rapprochement est en passe de s'initier avec la direction des ressources humaines. En fonction de la nature du projet, la solution mettra automatiquement à jour les compétences des salariés impliqués dans des fiches individuelles.