APPLICATIONS

" Quelle que soit la nature de l´auditoire et le but de l´exposé, il faut absolument annoncer et respecter les délais ! Je garde toujours un oeil sur la montre et ma présentation est chronométrée en détail " assure Christophe de Gélas, consultant chez CSI-Peat Marwick. Selon lui, les erreurs les plus communes sont dues à des fautes d´inattention et un manque de préparation. " Cela paraît bête, mais il faut toujours vérifier et faire tourner le matériel qui sera utilisé pendant la réunion. Je prépare toujours trois versions de mon exposé, une sur transparent, une autre sur papier et une dernière avec le projecteur. On ne sait jamais si on va disposer du matériel, ou des locaux prévus à l´origine. Si vous utilisez un portable qui n´est pas le vôtre, gare aux mots de passe et aux fonds d´écran fantaisistes. Une pin-up s´affichant en comité de pilotage ruine définitivement votre exposé avant même que vous en ayez prononcé le premier mot ."

Ne pas noyer l'assistance sous les détails

Antonio Brunetti, formateur chez onlineformapro, ajoute que " les erreurs les plus courantes concernent le choix de couleurs trop pâles mais aussi les effets d´animation trop voyants qui occultent le contenu alors qu´ils doivent souligner une idée importante pour mieux la transmettre ".Toute la difficulté de PowerPoint est de trouver le juste niveau d´information dans les diapositives. Sans être simpliste il faut absolument se limiter à l´essentiel. "Palier au déficit d´informations en distribuant des documents complémentaires ne contribue qu´à perdre un peu plus le contact avec votre présentation. Le mieux est de distribuer une "Page de commentaire" qui reprend votre diapositive en miniature pour en souligner les idées tout en permettant la prise de notes". En règle générale, et surtout lorsque le sujet est technique, il faut identifier le niveau de connaissance de son public et s´y adapter. " Surtout pour les exposés informatiques..." sourit-il.

Bien définir ses buts

Même son de cloche chez Matthieu Grillault Laroche, directeur de l´IPFI, pour qui l´erreur la plus répandue est de prendre PowerPoint pour l´équivalent de Word en voulant être exhaustif. "Il s´agit d´un outil de mise en scène de votre pensée dans une perspective de communication" assure-t-il. "Il ne faut surtout pas construire son exposé en partant du mode "masse de diapositives" mais au contraire à partir du mode" Plan " qui est l´ossature logique de l´exposé. A partir de là vous rayonnez sur chaque diapositive tout en revenant à votre plan pour montrer votre progression et conserver l´attention. Pour cela il faut préparer à l´avance les phrases qui permettent de faire transition ".Une fois que cette manière de faire est comprise par l´assistance on peut alors se permettre beaucoup plus de liberté et exploiter les possibilités du programme. " Le secret de PowerPoint c´est de comprendre qu´il s´agit d´un formidable instrument de persuasion. Malgré toute la technique qu´il peut posséder un orateur qui utilise ce logiciel ne sera jamais bon s´il ne se pose pas en permanence la question suivante : " de quoi je veux convaincre mon auditoire ?"