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Le nouvel utilitaire de Microsoft nettoie les documents Word et Excel des données cachées - commentaires, marques de révision, etc. - qui peuvent apparaître à l´insu de l´auteur si le lecteur ne possède pas la même version du logiciel.

Très pratique, le mode révision de Word facilite la collaboration à plusieurs sur un même document. Grâce à lui les modifications effectuées par les différents contributeurs apparaissent en clair aux autres collaborateurs. Il en va de même des commentaires du menu "insertion". Seulement, d´une version de Word à l´autre, certains commentaires et marques de révision peuvent apparaître inopinément sans que l´auteur du document s´en rende compte. Un commentaire inséré dans un document produit avec Word 2003 puis supprimé par son auteur peut par exemple être lu avec Word 2000 moyennant quelques paramétrages. Le traitement de texte stocke en effet l´ensemble des actions des utilisateurs pour pouvoir les annuler ou revenir à une version précédente. Mais toutes les moutures de Word n´interprètent pas un document de la même façon.

Cette "faille" est loin d´être anecdotique. Elle permet en effet à un utilisateur mal intentionné d´obtenir facilement le nom de tous les rédacteurs, les commentaires, les portions de texte modifiées, etc. Un client un peu curieux pourrait par exemple découvrir l´envers du devis envoyé par son fournisseur (fluctuation des prix ou de la charge de travail, remarques désobligeantes, etc.). Microsoft vient donc de remédier à ce problème en mettant à la disposition des utilisateurs d´Office XP et 2003 sous Windows XP et 2000, le plugin "Remove Hidden Data". Une fois téléchargée, cette petite fée du logis (280 Ko) ajoute l´option "effacer les données cachées", dans le menu "Fichier" de Word. Un simple clic permet alors de faire disparaître à jamais toutes traces de collaboration (commentaires, suivi des modifications et des insertions, etc.).

Oubliés, les utilisateurs d´Office 97 et 2000 et de Windows 98 et NT peuvent néanmoins obtenir le même résultat en enregistrant leur document en lecture seule ou en effectuant un "copier-coller" de leur texte dans un nouveau document. Moins simple, mais tout aussi efficace...

Télécharger l´utilitaire sur le site de Microsoft.