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L'été 2008, les tarifs de maintenance des logiciels de SAP sont passés de 17 % à 22 % du coût des licences. De quoi faire grogner les entreprises utilisatrices. L'éditeur avait alors réagi en allongeant la durée du support technique standard (Enterprise Support) de cinq à sept ans. Mais les conditions d'application étaient alors jugées floues par près de 90 % des utilisateurs. C'est dans ce contexte que le Club des Utilisateurs SAP Francophones (USF) et le Cigref (Club Informatique des GRandes Entreprises Françaises) ont mis en place, début 2010, un groupe de travail commun rassemblant une vingtaine de professionnels issus de directions informatiques (DSI), de centres de compétences SAP, et de directions des achats. Objectif ? Identifier les bonnes pratiques commerciales dans la gestion de la relation avec l'éditeur.

Dans un souci de dialogue constructif, le Cigref et l'USF ont associé SAP à ces travaux qui viennent d'être publiés sous la forme d'un guide de bonnes pratiques. Le guide explicite les règles à respecter dans 14 situations différentes telles que l'acquisition de licences logicielles et la maintenance associée, les modalités de contractualisation avec l'éditeur, les modalités en cas de cession / acquisition, les conditions de remises, la portée géographique du droit d'utilisation des licences, le fonctionnement des licences dans le cadre de la virtualisation et cloud computing (modèle on-demand – Software as a Service), la gestion quotidienne de la relation commerciale avec l'éditeur (facturation, administration, audit de licences), etc.

La démarche conjointe de l'USF et du Cigref "a permis de créer avec l'éditeur les conditions d'un dialogue franc et loyal dans un esprit non dogmatique visant à une création de valeur partagée" estime Bruno Ménard, président du Cigref. Le guide de bonnes pratiques est réservé aux membres du Cigref et de l'USF.