 Finies les pièces jointes dans les e-mails, vive les espaces de stockage que l´on se partage ! A la Fnac, le vrai travail collaboratif se met doucement en place. Le récit de Pierre Gressier, directeur informatique de la Fnac, qui commente son choix de la solution MayeticVillage.
De la messagerie électronique au travail collaboratif il n´y a qu´un pas. Un pas que la Fnac franchit tranquillement en ce moment. Au terme d´une étude de quinze mois, le premier distributeur français de loisirs et de biens culturels a fini par choisir sa solution - en self-service et prête à l´emploi - MayeticVillage. "Au départ, c´est-à-dire en janvier 2002, nous avions commencé à réfléchir à une solution basée sur un existant développé en spécifique", confie Pierre Gressier (photo ci-dessous), le directeur informatique de la Fnac.
"Mais cela ne nous a pas donné satisfaction", poursuit-il. "Nous nous sommes donc tournés vers un outil du marché. En septembre dernier, nous établissions une shortlist et, trois mois plus tard, nous retenions - en balance avec QuickPlace, de Lotus - la solution MayeticVillage, de la société Mayetic, parce qu´elle intègre, en un seul produit, toutes les fonctions du travail collaboratif : gestion des droits, paramétrage, conversion et gestion de documents, création d´espaces et de sous-espaces, suivi d´incidents et de statistiques...".
Pas question de jeter l'ancien intranet aux oubliettes Equipée depuis 1998 d´une infrastructure de messagerie et d´un intranet sous Lotus Notes et Domino, l´enseigne du groupe Pinault-Printemps-Redoute souhaitait que ses 4 500 collaborateurs puissent eux-même incorporer dans l´intranet de l´entreprise un contenu beaucoup plus attrayant, via des mises à jour et des accès simplifiés. Outre ces exigences techniques, La Fnac aspirait aussi à des coûts d´administration réduits. En ce sens, la plate-forme collaborative de Mayetic (développée en partie sous C++, HTML et Java Script) était le produit qui convenait. D´autant qu´il peut - en s´interfaçant parfaitement aux systèmes d´information existants - se déployer aussi bien en intranet qu´en extranet sur serveurs dédiés et être utilisé sur des PC sous Windows comme sur des Macintosh.
Cela dit, pas question, pour la FNAC, de jeter l´ancien intranet aux oubliettes. "La plate-forme MayeticVillage s´inscrit en complément de notre système actuel", affirme Pierre Gressier (photo). "Elle vient uniquement pour l´enrichir de fonctionnalités de gestion de communautés, de bases de documents, de forums de discussions...". Et d´y voir d´autres avantages : "Cette solution collaborative allègera aussi la charge de notre messagerie mais, surtout, elle devra, grâce à des outils de recherche, permettre aux utilisateurs d´avoir un "référentiel" des informations non structurées, contrairement à nos bases de données de gestion." Autrement dit, la consultation devrait s´en trouver nettement améliorée.
Une communication organisée et réactive 
Certes, toujours au stade de projet pilote (seulement 100 utilisateurs y ont accès à ce jour), l´objectif à court terme d´une solution comme MayeticVillage à la Fnac n´en demeure pas moins clairement défini. "Nous en attendons qu´elle soit un outil collaboratif permettant une communication organisée et réactive", affirme le directeur informatique. "Au moins, dans un premier temps, sur toutes les informations relatives aux produits que nous vendons."Pour cela, il faudra que les utilisateurs de la Fnac se décident à se servir de l´outil. "Il faut s´y habituer", reconnaît Miguel Membrado (photo ci-dessus), directeur général de Mayetic. "Car nous sommes là en présence d´un véritable espace de travail collaboratif. Ce qui signifie qu´il faut apprendre à fédérer en un lieu unique tous les documents liés à un même projet. Il n´y a donc plus de pièces jointes dans les e-mails, tout est stocké en un seul endroit". La maîtrise totale de MayeticVillage prend environ trois semaines selon l´éditeur. "Mais lorsqu´on est familiarisé, on ne désire plus revenir au "bon vieux" message électronique", estime Miguel Membrado.
Née en 1996, Mayetic est une entreprise spécialisée dans le conseil et l´ingénierie en web collaboratif. Elle fournit des solutions en architecture extranet, intranet et internet, qui s´appuient sur des accords passés avec IBM, Mediapps ou Compaq et, plus récemment, sur l´acquisition de technologies telle que Vikao de Sharing Technologies. Aujourd´hui, plus de 3 000 sociétés et 40 000 membres (à travers 90 pays) utilisent la solution MayeticVillage.
Prix : 15 000 euros de droit d´utilisation plus 40 euros par utilisateur.
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