 Grâce à la lecture automatique de documents, la Société d´encouragement à l´élevage du cheval français gagne en productivité et valorise les compétences de ses employés. Les explications de son responsable informatique, Roger Froloff (photo).
Association de loi 1901, cofondatrice du PMU, la Société d´encouragement à l´élevage du cheval français (SECF) gère les courses de trot en France. Jusqu´au mois d´août 2002, elle traitait chaque année 20 000 contrats et formulaires régissant les relations entre ses adhérents, soit près de 8000 pages par mois. Deux personnes re-saisissaient les données papier sur un programme en RPG spécifique (mainframe IBM) et les archivaient manuellement. "Ce travail monopolisait les compétences de deux salariés qualifiés. Nous avons donc décidé d´économiser du temps et de l´argent en recourant à la lecture automatique de documents (LAD)", explique Roger Froloff, responsable informatique de la SECF.
Des dictionnaires métier optimisent le taux de reconnaissance 
La solution mise en oeuvre par la SECF repose sur un PC standard sur lequel sont installés le logiciel de numérisation Ascent Capture de Kofax et le moteur de reconnaissance A2iA Fieldreader de www.a2ia.com A2iA. L´archivage des données s´effectue directement sur le iSeries (AS/400) de l´entreprise à l´aide du logiciel Content Manager OnDemand d´IBM. A2iA FieldReader commence par analyser les documents scannés. Il applique au passage plusieurs contrôles de cohérence : présence de tous les champs, vérification des pourcentages, numérotation réelle du document qui servira d´index d´archivage et de clé dans la base de données, etc. "Cette ´saisie´ est deux fois plus rapide qu´avant", constate Roger Froloff. A2iA FieldReader identifie ensuite chaque donnée puis la stocke.
Les salariés se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée L´optimisation de la reconnaissance des caractères et des champs manuscrits des formulaires (nom et prénom du propriétaire du cheval, code postal, ville, nom du cheval, champ alphanumérique identifiant le cheval, les gains réalisés, etc.) repose sur deux dictionnaires métiers. Le premier contient 30 000 noms de chevaux. FieldReader l´utilise pour reconnaître plus facilement le nom du cheval inscrit sur le formulaire papier. Il utilise pour cela les deux premiers chiffres (année de naissance) qui composent le nom du cheval pour parcourir plus rapidement les 30 000 noms. Un second dictionnaire contient les 80 000 noms des adhérents."La reconnaissance de caractères met directement à jour la base de données de l´iSeries et l´ensemble des document sont archivés au format numérique. Grâce à cette approche, les utilisateurs ne gèrent que les erreurs de reconnaissance de caractères, d´où l´intérêt d´utiliser un logiciel performant", précise Roger Froloff. A terme, la SECF économisera l´équivalent d´un poste et demi à temps plein grâce à ce dispositif. "Outre les économies et gains de temps réalisés, cette approche nous permet surtout de valoriser le profil qualifié de nos salariés qui peuvent travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée", conclut Roger Froloff.
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