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MANAGEMENT

11 bonnes pratiques pour réduire son budget informatique

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Par Alain Bastide le 02/02/2011 - indexel.net
 
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Des logiciels libres en passant par la renégociation des contrats, l’externalisation ou la mise en veille forcée des postes de travail, quelques conseils de professionnels pour faire des économies sur l’IT.

 

Suite à la crise financière de 2008, près d'une direction informatique sur deux (42 %) a dû réduire fortement son budget 2009. Heureusement, la conjoncture s'est quelque peu améliorée en 2010, si bien que 83 % des DSI prévoient d'augmenter à nouveau leur budget en 2011. Cependant, la crise a laissé des traces : licenciements, arrêt de projets en cours, réduction des investissements. Les DSI continuent à se serrer la ceinture et les chantiers de réduction des coûts lancés en 2009 sont toujours d'actualité. Voici 11 conseils de professionnels pour réduire le coût de votre système d'information.

1. Des logiciels libres pour réduire les coûts de licence

Les licences logicielles représentent un poste important du budget informatique, de l'ordre de 20 % du coût total de possession (TCO) sur un cycle de vie de cinq ans. Pour réduire ce coût, 63 % des DSI interrogées par le cabinet IDC en 2010 envisagent d'augmenter d'au moins 10 % la proportion de postes de travail équipés de logiciels libres et de 10% le nombre de serveurs sous Linux. Lire également notre dossier open source.

2. Veiller à ce que l'inventaire des licences soit à jour

pierre choplain"De nombreuses entreprises paient des licences qu'elles n'utilisent pourtant pas. La faute incombe souvent à un inventaire qui n'est pas à jour", constate Pierre Choplain (photo), dirigeant de l'éditeur PCI spécialisé dans la gestion de parc informatique. L'entreprise achète donc plus de licences que d'utilisateurs du logiciel. En tenant à jour un inventaire précis, la plupart des entreprises de plus de 500 personnes peuvent réaliser des économies sur ce poste de l'ordre de 5 à 15%.

3. Arrêter les applications et serveurs inutilisés

Selon une récente étude d'Informatica, 25 % des applications des entreprises ne sont plus utilisées depuis trois ans ! Outre les coûts de licences, ces applications – souvent développées en interne – sont hébergées sur des serveurs qu'il faut alimenter en électricité et maintenir. Selon la société 1E, spécialisée dans la gestion de l'alimentation des PC, 15 % des serveurs dans le monde sont ainsi allumés pour rien. En arrêtant de maintenir inutilement ces applications et les serveurs qui les hébergent, la DSI pourrait, selon une récente étude de Coleman Parkes Research, économiser jusqu'à 5,8 % de son budget.

4. Éteindre les postes de travail la nuit

Selon une récente étude de la société Avob, 40 % des postes de travail restent allumés la nuit. Le surcoût pour les entreprises s'élève de 10 à plus de 50 euros par an et par poste. À défaut de convaincre les utilisateurs d'éteindre leur ordinateur, il est possible d'utiliser un logiciel centralisé, comme ceux de PCI ou d'Avob, qui force l'extinction ou la mise en veille la nuit et rallume le poste de travail avant l'arrivée du salarié le lendemain matin. L'économie moyenne est alors de 23 euros par an et par poste.

5. Allonger la durée de vie des postes de travail

Les coûts liés au renouvellement des postes de travail (nouvelles licences, gestion de la migration, coût d'achat des ordinateurs, formation, perte de productivité des salariés, etc.) sont très importants. En allongeant la durée d'utilisation des postes de travail, par exemple de trois à six ans, on réduit considérablement le coût total de possession (TCO). Certains logiciels comme GIMI de PCI identifient les PC qui peuvent encore servir après leur fin d'amortissement. "L'objectif est de faciliter la ré-allocation du matériel d'un poste à un autre pour éviter des achats inutiles" explique Pierre Choplain.

6. Acheter certains matériels d'occasion

Le recours à du matériel d'occasion est de moins en moins un tabou dans les directions informatiques (notre article : Achat de matériel informatique d'occasion, n'hésitez plus !). D'autant que les reconditionneurs assortissent désormais leur matériel de trois mois à trois ans de garantie. C'est le cas par exemple du site UsedCisco.com qui propose des commutateurs jusqu'à 98 % moins chers que le prix constructeur. Pour exemple : commercialisé 4 400 euros en prix catalogue, le switch Cisco WS-X4148-RJ45V est vendu 127 euros avec trois ans de garantie !

7. Filtrer les accès web

Chaque année, le surf illicite coûte à l'entreprise 23 jours de productivité par salarié. En filtrant efficacement les accès web et en jugulant le spam, la DSI contribue à réduire cette perte de productivité. Mais surtout elle limite les risques d'infection virale et ralentit l'augmentation continue de la bande passante nécessaire au fonctionnement de l'entreprise.

8. Refacturer les prestations de la DSI en interne

Le département informatique étant au service des directions métiers, ce sont surtout les demandes des utilisateurs qui influencent la hausse ou la baisse des coûts de la DSI. En refacturant les prestations informatiques en interne, la DSI fait prendre conscience aux directions métiers des coûts induits par les projets informatiques. Les directions métiers vont ainsi arbitrer plus efficacement entre les prestations prioritaires et celles qui ont moins d'importance.

9. Externaliser les services et prestations à faible valeur ajoutée

richard peynotUne PME de 50 salariés n'a aucun intérêt à gérer elle-même son serveur de messagerie. C'est pourquoi 66 % des entreprises externalisent les services à faible valeur ajoutée chez un prestataire externe. Quelle que soit la forme prise par l'externalisation – infogérance, offshore ou nearshore, SaaS, cloud computing, etc. – la mutualisation des moyens informatiques entre plusieurs entreprises permet d'obtenir un meilleur niveau de service pour un coût réduit. "Certaines nouvelles applications se prêtent bien au mode hébergé-opéré par un prestataire qui dispose de datacenters et de modes de facturation de services à la demande et à la consommation" confirme Richard Peynot (photo ci-dessus), spécialiste de l'outsourcing au sein du cabinet Acseitis. "Les besoins momentanés de plates-formes de développement et de test se prêtent bien aussi à ce mode qui permet d'éviter les investissements peu pérennes. De plus en plus d'entreprises envisagent le cloud computing (dédié ou semi-dédié, rarement public) pour une partie des extensions de leur système d'information".

10. Renégocier ses contrats fournisseurs

En période de restriction budgétaire, les fournisseurs peuvent parfois faire un effort tarifaire. Il n'est donc pas inutile de renégocier certains contrats comme ceux de la maintenance des postes de travail. On peut aussi rogner sur certaines options (intervention sous 24 heures par exemple pour une panne mineure et non bloquante) ou redimensionner certaines caractéristiques comme par exemple la taille des boîtes aux lettres électroniques.

11. Considérer l'approche "BYOD" (Bring your own device)

On parle aussi de "BYOT" pour "Bring Your Own Tools". "Véritable cauchemar pour les responsables sécurité et responsables des données de l'entreprise, l'approche qui consiste à encourager les employés à acheter et utiliser leurs smartphones, ordinateurs portables voire tablettes électroniques, séduit les petites entreprises qui emploient majoritairement des jeunes" constate Richard Peynot. "L'indemnisation mensuelle des employés pour l'utilisation de leurs appareils est minime comparée aux coûts d'investissement, de maintenance et d'administration des postes de travail" estime le spécialiste.

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