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MANAGEMENT

Des logiciels pour mieux gérer votre budget

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Par Marie Varandat le 08/03/2006 - indexel.net
 

Les logiciels d'élaboration budgétaire remplacent avantageusement les consolidations manuelles sous Excel. Ils apportent surtout de la fiabilité au processus et favorisent une meilleure visibilité financière. Tour d'horizon.

 

L'élaboration budgétaire est un exercice auquel toutes les entreprises doivent se plier chaque année. Faute de solution adaptée, elle est souvent réalisée par compilation manuelle de chiffres rassemblés dans des tableaux Excel. C'est long, fastidieux et parfois synonyme d'erreurs introduites lors de la compilation ou par des méthodes de travail différentes suivant les intervenants.

 

"L'élaboration budgétaire était décentralisée. Les dix contrôleurs de gestion des dix centres du groupe perdaient du temps en compilation mais nous avions également des problèmes d'analyses d'écarts car chaque contrôleur avait ses propres méthodes", souligne Philippe Boyer, directeur du contrôle de gestion de Geoxia, premier groupe de construction de maisons individuelles en France avec 2 700 employés.

 

Motiver ses troupes par une plus grande implication

 

Depuis deux ou trois ans, des solutions dédiées à l'élaboration budgétaire sont apparues sur le marché. Elles émanent d'éditeurs principalement spécialisés dans le décisionnel, tels que Cognos ou SAS. Elles sont généralement découpées en deux briques techniques. La première, dédiée aux responsables ou administrateurs, permet de modéliser les règles d'élaboration budgétaire et d'associer des intervenants. Formalisé une bonne fois pour toutes, le processus gagne en fiabilité et qualité car les écarts d'analyses dus aux méthodes propres à chaque contrôleur de gestion disparaissent automatiquement.

 

La seconde brique s'apparente à un moteur de workflow, qui orchestre et contrôle le déroulement du processus modélisé. L'ensemble, qui peut éventuellement être interfacé avec les PGI et autres applications pour partager des données, favorise une consolidation automatique des chiffres avec une saisie décentralisée. Cela permet, par exemple, à chaque responsable de magasin ou commercial, de participer à l'élaboration budgétaire. Geoxia, qui a mis en place la solution Enterprise Planning de Cognos en 2004, a ainsi pu constater que "le budget sort de la sphère financière, il est partagé par tout le monde et tout le monde fait donc son possible pour atteindre les objectifs fixés". Inversement, l'outil peut également servir à une approche de type "Top Down" : les objectifs sont fixés par le siège et propagés sur les différentes entités.

 

Gagner en visibilité, en finesse d'analyse et en délais

 

D'un point de vue plus fonctionnel, les logiciels d'élaboration budgétaire fournissent également des outils pour élaborer et tester différents scénarios de budget. L'entreprise peut ainsi adopter la meilleure solution, des indicateurs réguliers lui permettant à tout moment de savoir où elle se situe par rapport à ses prévisions. Elle peut alors corriger le tir en affinant ou modifiant son budget. Truffaut, entreprise de 2 500 personnes spécialisée dans la jardinerie, a comme Geoxia déployé une solution d'élaboration budgétaire en 2004 pour centraliser le processus. Aujourd'hui, chaque responsable de gestion des points de ventes des 42 magasins du groupe saisit directement ses prévisions dans une interface de type web.

 

Le cercle vertueux de la visibilité-réactivité-fiabilité

 

"Auparavant, chaque magasin saisissait ses chiffres sur Excel tous les mois. La consolidation manuelle au niveau du groupe nécessitant du temps, nous n'avions donc qu'une visibilité mensuelle du chiffre d'affaires. Désormais, nous avons une visibilité au jour le jour sur un chiffre d'affaires journalier par rapport au semestre et qui tient compte des très fortes fluctuations saisonnières auxquelles notre activité est soumise. Des états publiés automatiquement nous permettent de nous situer très précisément à un instant "T" par rapport aux objectifs. Nous pouvons ainsi être plus réactifs en ajustant nos actions en fonction des analyses et des prévisions", précise Karl Hamayet, contrôleur de gestion.

 

Enfin, dernier avantage sans lequel le cercle vertueux de la visibilité-réactivité-fiabilité serait impossible : ces applications favorisent une très nette réduction des délais. Selon les entreprises, le cycle d'élaboration budgétaire est divisé par deux ou trois. Le temps gagné sur la consolidation peut ainsi être consacré à l'analyse et à l'optimisation du budget.

Les principaux éditeurs de solutions d'élaboration budgétaire

Éditeur
SolutionCaractéristiques
AdlecisMIS Enterprise Planning AdvantageSolution construite sur les briques décisionnelles de Microsoft, capable d'importer et exporter les données vers de nombreuses applications, dotée de fonctions d'analyse, de reporting et de planification.
AllShare
Scénario/RHGestion de la masse salariale : simulation, élaboration des budgets des frais de personnel, gestion des rémunérations et des effectifs, automatisation de la génération et diffusion du bilan social.
Business
Object
Planning Solution issue du rachat de l'éditeur SRC Software dont l'intégration à la plate-forme de Business Object reste à faire.
CegidPlanning Modélisation de processus, gestion des contributions, simulations, reporting et analyse. Solution dotée de fonctions collaboratives basées sur les outils de Microsoft (SharePoint et Office).
CognosEnterprise planningOffre composée d'Analyst (module de modélisation et administration) et Contributor (workflow). Une des solutions les plus complètes du marché.
SASFinancial ManagementSolution financière dépassant le simple cadre de l'élaboration budgétaire, très peu présente sur le marché français.

 

 
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