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MANAGEMENT

Dix conseils pour réduire vos coûts d'impression

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Par Alain Bastide le 02/06/2010 - indexel.net
 
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Le sujet n'est pas nouveau mais les économies sont réelles. Deux spécialistes nous révèlent leurs recettes pour réduire fortement les volumes d'impression dans les entreprises.

 

Selon l'institut de sondages Ipsos, un salarié français imprime en moyenne 28 pages par jour. Le coût écologique et économique de ces quelque 6 600 pages par an est particulièrement élevé. Pour l'entreprise, le budget s'élève entre 320 et 1 200 euros par an et par salarié. Il représente jusqu'à 5 % du chiffre d'affaires. Les arguments sont nombreux pour motiver les entreprises à réduire leurs volumes d'impression. Mais par où commencer ? Quelles sont les démarches les plus efficaces ? Voici les conseils de deux experts du domaine.

1. Trouver un sponsor pour le projet

"La réduction des volumes d'impression est un projet transverse qui doit être porté au plus haut niveau par un sponsor crédible au regard des utilisateurs, sinon, cela ne fonctionne pas", constate Jean-Pierre Fourreau, PDG de Print & Co, une entreprise spécialisée sur ce sujet. Si le DSI participe au comité de direction, cela peut suffire, mais dans le cas contraire, il vaut mieux s'appuyer directement sur le PDG de l'entreprise ou un membre de la direction.

2. Suivre les progrès grâce à des indicateurs simples et parlants

Pour mesurer leurs progrès, les utilisateurs ont besoin d'indicateurs. Il faut donc construire un tableau de bord qui leur permette de comparer le nombre de pages imprimées initialement et la moyenne des trois dernières semaines, par exemple. 

Jean-Pierre Fourreau"Il faut absolument valider l'indicateur auprès des utilisateurs avant de le déployer. Selon la culture de l'entreprise, certains préfèrent parfois une comparaison en nombre de kilomètres parcourus par une voiture par exemple", complète Jean-Pierre Fourreau (photo). Bien entendu, les indicateurs de la DSI ne seront pas les mêmes. Ils doivent permettre à l'équipe informatique de se benchmarker avec ses concurrents, en comparant par exemple le coût de possession total du système d'impression par utilisateur. Des outils comme Watchdoc de Doxense facilitent la création de ces tableaux de bord.

3. Accompagner le changement

Les bonnes pratiques (détaillées ci-dessous) réduisent l'impact environnemental mais aussi les coûts liés aux impressions. "On peut atteindre au moins 20 % de réduction des coûts dès la première année", estime Dominique Ortoli, consultante en développement durable chez Novevia. Comme il s'agit essentiellement de modifier les habitudes en place, "pour pérenniser ces gains dans le temps, il faut absolument accompagner les mesures prises en formant et en sensibilisant les utilisateurs" ajoute-t-elle.

4. Consolider le parc d'imprimantes

L'approche la plus efficace pour réduire le volume de pages imprimées reste la consolidation des imprimantes jet d'encre individuelles vers une multifonction départementale. D'une part, les utilisateurs doivent faire un effort pour récupérer leurs impressions. D'autre part, on peut utiliser un système de badge ou un code pour récupérer l'impression. Ainsi, si un utilisateur lance une impression mais ne passe pas la récupérer, elle est automatiquement supprimée du "spool".

5. Imprimer uniquement lorsque cela est nécessaire

Dominique OrtoliL'empreinte économique et écologique de l'impression est essentiellement liée aux consommables : toner, papier, etc. "C'est une évidence, mais qui mérite d'être rappelée aux utilisateurs : pour limiter les coûts et leur empreinte environnementale, ils doivent contrôler leurs impressions en adoptant des éco-gestes. Le premier de ces éco-gestes est d'éviter d'imprimer des documents quand c'est possible" rappelle Dominique Ortoli (photo). Une alternative intéressante à l'impression est l'enregistrement au format PDF à l'aide d'une imprimante virtuelle (PDF Creator par exemple). On peut également glisser la phrase "Préservez l'environnement, imprimez uniquement lorsque c'est nécessaire" dans la signature de son courrier électronique.

6. Imprimer en recto-verso et en mode brouillon

Avec un prix au litre situé entre 800 et 2 500 euros, l'encre des imprimantes est beaucoup plus chère que du très bon vin (par exemple un Château Cheval Blanc 2000) ! La configuration par défaut des paramètres de l'imprimante sur une impression recto-verso en mode brouillon divise mécaniquement par deux le nombre de feuilles et la quantité d'encre ou de toner utilisées. La quasi-totalité des imprimantes actuelles proposent cette fonctionnalité en standard. Reste à l'activer par défaut sur le poste de l'utilisateur, notamment lors de la création du "master".

7. Utiliser une police de caractère économe en encre

Arial, la police de caractère par défaut de Windows, consomme 30 % d'encre en plus que la police de caractère Century Gothic. Il vaut donc mieux privilégier cette dernière lorsque c'est possible. On peut aussi se tourner vers la police de caractère Eco-Font qui consomme environ 20 % d'encre en moins qu'Arial grâce à un système de trous dans les lettres.

8. Supprimer les éléments inutiles

Pour réduire la consommation de papier et d'encre, rien de tel que d'imprimer plusieurs pages sur une seule feuille de papier. Par exemple, dans le cas d'une présentation Powerpoint, le contenu est souvent écrit en "très gros". Des logiciels tels que PrintFriendly, GreenPrint ou Print What You Like permettent également de trier le contenu réellement "utile" du document, notamment pour l'impression d'une page web qui contient souvent des publicités et des éléments de l'interface du site. Avec ces outils, on peut diviser par six le nombre total de pages imprimées.

9. Imprimer sur du papier recyclé

42 % du bois exploité commercialement sert à fabriquer du papier. Si l'on ne peut pas faire autrement, il faut privilégier le papier produit à partir de forêt gérées durablement. C'est l'objectif des labels FSC et PEFC. Mais l'idéal est d'utiliser du papier recyclé. La fabrication d'une tonne de papier recyclé nécessite autant d'eau que la production d'un papier vierge (70 000 litres) mais "seulement" 1,2 tonne de papier (contre 3 tonnes). Les éco-labels Blue Angel et APUR vous garantissent que le papier est effectivement recyclé. Enfin, "l'utilisation de papier certifié à faible grammage – 75 grammes au lieu de 80 – permet d'économiser en moyenne 18 % de bois, 14 % d'eau et 20 % d'énergie", précise Dominique Ortoli.

10. Choisir un matériel éco-conçu

Certaines technologies sont plus respectueuses de l'environnement que d'autres. C'est notamment le cas de la technologie d'encre solide de Xerox. Quatre blocs de résine (bleu, rouge, jaune et noir) remplacent les cartouches classiques et les toners. Ils s'insèrent directement dans la machine et fondent lors de l'impression. Avantages ? La résine n'est pas toxique. Il n'y a plus de four, ni de tambour. La maintenance des consommables est donc simplifiée car l'utilisateur doit juste changer les blocs de résine quand ils sont usés. Résultat, les déchets générés sont réduits de 90 %, la consommation d'énergie réduite de 9 % et les émissions de gaz à effet de serre de 10 %. La gamme WorkCentre 7400 du constructeur intègre quant à elle des bio-plastiques et consomme 50 % d'électricité en moins que ses concurrents.

Dans la même veine, HP propose la LaserJet Professional CP5225 qui adapte sa consommation d'énergie en fonction de son activité. Là encore, la consommation électrique serait réduite de moitié. Parmi les critères essentiels de choix, l'imprimante doit être certifiée Energy Star. Elle doit aussi accepter du papier recyclé et proposer l'impression en mode brouillon et recto-verso par défaut. Sur les imprimantes départementales, la possibilité d'attribuer un code PIN à chaque utilisateur est un réel plus.

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