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MANAGEMENT, SUR LE TERRAIN

Gestion des absences : opter pour le ''zéro papier''

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Par Carine Niot le 12/04/2006 - indexel.net
 

Chez International SOS, finis les formulaires papier pour demander ses congés ! Le groupe a opté pour un kiosque RH en ligne, avec, à la clé, un plus grand confort des salariés et un gain de temps non négligeable pour le service des ressources humaines et son responsable, Hélière Farraudière.

 

"Nous souhaitons proposer aux salariés la même qualité de services que celle que nous offrons à nos clients", lance Helière Farraudière, responsable des ressources humaines d'International SOS. Le groupe, leader mondial de l'assistance médicale et de la gestion de crise compte plus de 5 000 collaborateurs dans le monde et dispose d'une infrastructure médicale internationale avec 26 centres médicaux, 28 centres d'assistance et un réseau mondial de partenaires. Les moyens logistiques sont également au rendez-vous puisque International SOS dispose d'une flotte de douze avions sanitaires et de quatre agences de voyage, qui gèrent tant les déplacements de ses clients que de ses salariés.

 

Responsabiliser les collaborateurs

 

Si la paie est externalisée depuis 2004, la gestion des absences pour les 120 collaborateurs français tourne certains mois au casse-tête, avec une perte de temps conséquente sur des tâches purement administratives et à faible valeur ajoutée. En juillet 2005, le service des ressources humaines décide donc de mettre en place le kiosque RH proposé par son prestataire paie, ADP-GSI. Et ce avec plusieurs objectifs.

 

"Nous souhaitions moderniser et simplifier la gestion des absences, d'une part, et dégager du temps pour accompagner les changements qui ont eu lieu au sein du service des ressources humaines, d'autre part. La direction souhaitait également responsabiliser l'ensemble des collaborateurs en partageant l'information et en les rendant acteurs de la gestion de leur temps de travail", indique Hélière Farraudière (photo). La mise en place du portail par ADP-GSI se fait en trois semaines, et il suffira d'un e-mail et d'une réunion d'information en interne pour que les collaborateurs adoptent le nouvel outil mis à leur disposition.

 

Gestion des plannings et meilleure visibilité

 

Aujourd'hui, la gestion des absences se fait intégralement via le kiosque RH avec un "workflow" totalement intégré, et c'est une information fiable qui est partagée en temps réel. "Chaque salarié a un login et un mot de passe pour se connecter au kiosque hébergé par ADP-GSI. Il peut ainsi consulter le solde de ses congés en temps réel et faire ses demandes d'absences en direct", précise le responsable RH. Un e-mail est alors envoyé au responsable pour validation ou refus. Le salarié est ensuite informé, par e-mail également, de la suite donnée à sa demande.

 

Le kiosque RH est aussi utilisé pour gérer les plannings : "Chaque collaborateur a accès au planning de son équipe et peut donc planifier ses absences en fonction. Pour les managers, la visibilité est totale. Cela leur permet de mieux piloter l'activité au quotidien", ajoute Hélière Farraudière qui se félicite du temps gagné. "Nous n'avons qu'à incorporer les absences pour arrêt maladie et les congés formation le cas échéant. Et chaque fin de mois, la vérification de cohérence et de statut des demandes d'absence ne me prend plus que quelques minutes alors qu'avant j'y passais au moins une journée". Les donnés visées par le service RH sont ensuite transmises à ADP-GSI pour intégration dans la paie, sans ressaisie.

 

"Le kiosque RH est un bon outil de communication. Désormais, nous sommes à même, par exemple, d'alerter l'ensemble des collaborateurs sur les dates limites pour la prise de leur RTT, via des messages déposés sur le portail, ou encore de leur proposer, sous la forme d'un tutorial, une explication complète de leur bulletin de paie", conclut Hélière Farraudière.

 

 
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