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MANAGEMENT

Intranet : cap sur l'efficacité

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Par Annie Lichtner le 19/10/2005 - indexel.net
 

Plus de 80 % de l'information contenue dans un site intranet est non structurée. Résultat : elle est inaccessible pour la plupart des collaborateurs de l'entreprise. Pour accroître l'audience, le contenu opérationnel doit être confié à un moteur de recherche.

 

L'intranet s'impose comme un outil stratégique pour les entreprises. Le véritable enjeu est dorénavant de le faire évoluer en tant que vecteur de communication et de partage de l'information. Pas si simple, surtout pour les groupes qui intègrent des dizaines, voire parfois des centaines d'intranet et des milliers de documents hétérogènes, souvent non structurés. "Paradoxalement, les utilisateurs ont plus facilement accès à l'information disponible sur Internet qu'aux données de leur propre entreprise", déclare Fabrice Lacroix, président d'Antidot.

 

Un marché très hétérogène

 

Sur le marché des solutions de recherche, les éditeurs sont légion. Cependant, peu d'acteurs proposent des technologies capables de prendre en compte la multitude de formats de fichiers, de gérer un volume important de documents tout en tenant la charge. Sur ce marché très hétérogène où se mêlent les éditeurs de GED, et plus récemment d'ERP (avec SAP et Oracle), il existe des éditeurs spécialisés dans les moteurs de recherche, dont les plus connus sont Verity, Autonomy et Fast Search mais aussi des challengers tels que Antidot, Kartoo, Sinequa, Pertimm, Noematics ou Exalead.

 

Pour le groupe Bel, spécialisé dans l'industrie fromagère, la capacité à prendre en compte tous les formats de documents a été le premier critère de choix. "Dans notre cahier des charges en 2004, nous recherchions un outil capable de prendre en compte 40 sources différentes dans nos bases de données", déclare Jean-Marc Lazard (photo), responsable NTIC du groupe Bel. La direction a opté pour le moteur de recherche Exalead Corporate. "La plate-forme Exalead  permet de traiter en natif tous nos formats de fichiers HTML, XML ou PDF mais aussi notre annuaire Active Directory. De plus, elle intègre des connecteurs pour l'ensemble des bases de données et en particulier pour notre serveur Web Lotus Domino", précise Jean-Marc Lazard.

 

A ce niveau, les solutions de Verity - en particulier UltraSeek - vont plus loin, en référençant plus de 200 types de documents structurés ou non, de formats hétérogènes comme des notices descriptives en ASCII, etc. Verity et Autonomy ont depuis de nombreuses années conquis le marché des entreprises. Les produits bénéficient d'un maximum de sécurité d'accès, ce qui les différencie de la concurrence.

 

Intégrer tous les modes de recherche

Il existe quatre type de recherche : lexicale (la recherche d'un mot ou d'un groupe de mot), syntaxique (retrouver un terme quelque soit sa déclinaison), sémantique (la recherche s'effectue à partir à partir de l'analyse du sens de la requête) et statistique (l'opération est réalisée sur des mots et une analyse statistique permet de calculer la pertinence de ces mots par rapport au référentiel documentaire). La combinaison de toutes ces technologies permet aux éditeurs de proposer des fonctions avancées comme par exemple le classement et la sélection optimisée des réponses, etc. C'est le cas chez Saint-Gobain, en particulier dans le service doctrine, spécialisé dans les normes principalement comptables.

 

En 1996, la direction de Saint-Gobain décide de mettre en place un intranet afin de permettre à des milliers de collaborateurs de partager plus de 600 notes qui décrivent les différentes procédures du groupe. "Nous avons choisi la technologie de Sinequa et son outil Intuition pour son classement par pertinence. Toutes les notes étant indexées, il suffit de saisir un ou deux mots et la solution restitue l'ensemble des notes en indiquant un pourcentage de résultat au-dessus d'un certain seuil de pertinence", résume Pascal Perrier-Gustin, directeur de la Doctrine chez Saint-Gobain.

 

De l'information à la connaissance...

De son côté pour le groupe Bel, l'ergonomie et la simplicité d'usage sont de mises. "La technologie d'Exalead permet d'interroger notre intranet en langage naturel sans faire de requête croisée, ce qui permet de ne pas briser l'ergonomie du site", précise Jean-Marc Lazard. Autre approche chez Autonomy, qui propose à l'utilisateur une fonction pour affiner graduellement et valider les requêtes à partir d'un corpus complet de données et aboutir à un sous-ensemble de documents contenant les informations les plus pertinentes par rapport à ce qu'il cherche.

 

Si le moteur de recherche est capital pour trouver efficacement la bonne information, il est aussi la pierre angulaire dans la gestion des connaissances (knowledge management) dont l'objectif est de mieux exploiter le capital humain. Une évolution que mettent en avant les éditeurs, en particulier ceux du "high market" comme Autonomy  et Verity. Ainsi, en fonction de son profil et de ses centres d'intérêts du moment, chacun peut se voir recommander des documents, identifier les experts de tel ou tel domaine, être mis en relation avec des collègues ayant les mêmes centres d'intérêt et personnaliser sa démarche de recherche de l'information.

 

 
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