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MANAGEMENT

Refacturation en interne des prestations informatiques : mode d'emploi

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Par Frédéric Bordage le 24/10/2007 - indexel.net
 
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En refacturant ses prestations auprès des directions métier, la DSI apporte plus de visibilité aux décideurs fonctionnels. D'un centre de coût, elle devient un des moteurs de croissance de l'entreprise. Les conseils d'un spécialiste.

 

Nombre de directions des systèmes d'information (DSI) s'interrogent sur l'opportunité de refacturer leurs prestations en interne afin de faire tomber l'image de "boîte noire" de l'informatique et justifier des dépenses engagées en fonction des objectifs métiers ou stratégiques. Ce processus conduit à clarifier le budget, les dépenses et les moyens de répondre aux demandes d'évolution du système informatique. Spécialiste du domaine, wpo@enoraconsulting.com William Porret (photo ci-dessous), directeur associé d'Enora Consulting, a bien voulu répondre à nos questions pour faire un point complet sur le sujet.

Indexel : Quels sont les bénéfices de la refacturation des prestations informatiques en interne ?

William Porret : Refacturer en interne les prestations informatiques place la DSI au coeur de la gouvernance de l'entreprise. Les moyens informatiques deviennent un élément à part entière du business, de la stratégie et de la croissance. La DSI est alors perçue comme une direction qui apporte des solutions concrètes au business et qui sait chiffrer ses apports. La DSI n'est plus la boîte noire de l'entreprise où les investissements ne sont pas directement liés à la production. Au contraire, tous les investissements et les coûts de fonctionnement sont directement rattachés aux métiers de l'entreprise et valorisés.

Cette pratique est-elle généralisée en France ?

Non. De nombreuses entreprises en parlent, mais seule une minorité la met en pratique. Contrairement aux idées reçues, la refacturation des prestations informatiques concerne les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'activité. Cependant, franchir le cap dépend beaucoup de la politique générale de l'entreprise et de la place quelle accorde à sa direction des systèmes d'information.

Quels sont les principaux freins à la mise en place cette pratique ?

Il y en a essentiellement deux. Auparavant, les coûts liés à l'informatique étaient inscrits uniquement dans les budgets consolidés de l'entreprise. Quand les directions métier voient soudain apparaître les coûts informatiques dans leur budget, elles bloquent. Pour surmonter ce handicap, on peut commencer par refacturer la direction générale de l'entreprise plutôt que les différentes directions. Le second frein est lié à la DSI elle-même qui a souvent du mal à évaluer correctement l'ensemble de ses coûts et de ses budgets. Pour contourner ce deuxième obstacle, il faut mettre en oeuvre la gestion des niveaux de service car elle permet d'identifier tous les services délivrés par la DSI et de les suivre finement.

Existe-t-il un modèle idéal de refacturation ?

Non. Les entreprises optent soit pour un mode forfaitaire, soit pour une redistribution des coûts constatés. Dans le premier cas, le montant du forfait est fixé en début d'année et revu en fin d'année pour s'adapter aux coûts réels engagés. Ce système a l'avantage de rassurer les directions métiers en apportant une visibilité sur le budget à engager. La redistribution des coûts constatés consiste à refacturer chaque mois ou en fin d'année chaque direction de l'entreprise en fonction des prestations consommées. Plus transparent pour tous et plus proche de la réalité, ce fonctionnement demande du temps et une gestion administrative conséquente afin de calculer précisément les différents coûts afférents à chaque direction.

Comment les DSI chiffrent-elles leurs prestations ?

Elles se basent sur leur budget annuel, distinguent les coûts directement imputables à chaque direction et répartissent les coûts indirects. Il faut faire attention à bien tenir compte des coûts propres à la DSI : formation des personnels, coûts de fonctionnement, etc.

Quelle est l'influence d'ITIL sur la refacturation interne ?

La méthode ITIL propose des processus de gestion financière de la DSI. Elle classe les DSI en trois catégories selon leur degré de maturité financière. En niveau 1, le plus faible, la DSI est un centre comptable et ne procède à aucune refacturation. En niveau 2, elle est un centre de recouvrement et refacture ses coûts en fonction des utilisateurs et de leurs demandes de services. En niveau 3, elle est un véritable centre de profit. Elle présente alors une organisation financière autonome qui assimile harmonieusement les notions de budget, de coût et de besoins utilisateurs.  

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