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MANAGEMENT, SUR LE TERRAIN

Spam : le ras-le-bol du conseil général des Alpes de Haute Provence

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Par Sébastien Chauveau le 09/11/2005 - indexel.net
 

Fini le temps perdu à trier les e-mails des agents ! Depuis la rentrée, un nouvel outil traque les messages indésirables. Sans rejeter ceux qu'il faut regarder. Le DSI du CG04 commente son choix.

 

Le conseil général des Alpes de Haute Provence (CG04) est une petite institution. Environ 550 agents y travaillent pour l'instant. Avec la décentralisation, ils devraient approcher le millier de collaborateurs d'ici les prochaines années. Comme beaucoup de collectivités territoriales, le CG04 se déploie sur une vingtaine de sites distants qui s'articulent autour d'un bâtiment central, l'hôtel du département. Autant dire, qu'à l'instar du téléphone, l'e-mail a pris, ici aussi, une place importante dans la communication. 

 

Une mini-révolution

 

"Outre les messages "basiques", nous transférons par e-mail les appels d'offres, les rapports, les contrats, les conventions... Ce qui représente, pour certains de nos agents, un volume de plus de 400 Mo de données par an", explique le DSI de l'hôtel du département, Laurent Battut. Depuis septembre dernier, une sorte de "mini-révolution" est venue alléger les 350 boîtes e-mails du CG04. Fini le temps perdu par les secrétaires à trier manuellement les e-mails indésirables de tous genres : publicités, lettres-chaînes, propositions commerciales.

 

La messagerie électronique de cette collectivité est dorénavant équipée de l'outil anti-spam MIB-Pro de Mail In Black, capable de tout filtrer sans rien rejeter. "Y compris les messages contenant des mots-clés tels que "sexe" ou "sexuel" qui, pour nous, peuvent être le signalement d'enfants en danger et que nous nous devons bien évidemment de prendre en compte", affirme Laurent Battut (photo). "Les pertes financières occasionnées par les spams sont difficiles à calculer précisément", ajoute le DSI. "Mais ce dont nous sommes sûrs, c'est qu'ils nous faisaient perdre un temps considérable. Pour certains de nos agents, de l'ordre de plusieurs dizaines de minutes par jour".

 

La DSI n'est plus obligée de jouer les gendarmes 

 

Installée sur l'un des serveurs Lotus de l'hôtel du département, la solution anti-spam de Mail In Black fonctionne en "client lourd", avec mise en oeuvre d'un test d'authentification. "Autrement dit, notre solution ne s'intéresse pas au contenu des messages mais à leur expéditeur", précise Laurent Battut. Ainsi, le spam est-il pris à contre-pied. Car, pour adresser un message à un expéditeur protégé par cette solution, il faut que celui-ci y ait été autorisé en répondant au test d'authentification. Et quand on sait que ce sont des ordinateurs-robots qui envoient les spams, il y a peu de chance qu'ils y répondent ! Néanmoins, pour éviter les faux positifs (message légitime considéré à tort comme du spam), un rapport hebdomadaire permet de visualiser, et de les accepter si besoin, tous les messages non autorisés.

 

"Nous avons cherché un anti-spam durant un an, mais aucune autre solution que celle que nous avons choisie ne nous satisfaisait. Pas un anti-spam ordinaire du marché ne savait gérer les faux positifs. Et tous nécessitaient une maintenance que notre structure ne permettait pas", avoue Laurent Battut qui a été aussi séduit par le coût réduit de la solution : 1 euro HT mensuel par boîte e-mail plus 1 700 euros HT de frais de mise en place initiale.

 

Aucun utilisateur du CG04 ne saurait à présent se passer de son anti-spam, même si l'authentification peut parfois rebuter quelques expéditeurs. "D'abord parce que l'outil est facile d'emploi, à tel point qu'il n'a nécessité qu'une vingtaine de minute de formation par agent. Ensuite parce que chaque utilisateur se sent maintenant entièrement responsable - en les bannissant ou en les acceptant par adresse, voire par nom de domaine, via son espace privatif - des messages qui lui sont adressés, sans que la DSI soit obligée de jouer les gendarmes. Enfin parce que nous n'avons plus de spams tout en étant sûrs de ne pas passer à côté d'un seul message légitime", conclut Laurent Battut.

 

 
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