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11 règles à suivre pour bien gérer ses e-mails

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Par David Thévenon le 03/12/2003 - indexel.net
 

Spécialiste de l´archivage des e-mails, l´éditeur KVS a synthétisé les bonnes pratiques de ses utilisateurs. Petit guide à destination des entreprises sachant archiver.

 

Selon une étude du Radicati Group intitulé "Email Archiving Market Trends, 2003 ? 2007", d´ici fin 2003, le monde comptera 421 milliards de boîtes aux lettres électroniques. Le cabinet d´analyse estime que les entreprises commencent à prendre conscience de l´enjeu de sauvegarder correctement ce trésor. Néanmoins, il existe un écart considérable entre l´importance accordée à l´archivage des e-mails et les règles effectivement mises en ?uvre dans ce domaine. Voici 11 règles qui synthétisent les retours d´expérience des 500 clients (3 millions de comptes de messagerie) de l´éditeur KVS.

1. Centraliser les règles

Les décisions de conservation ou de suppression doivent être prises au niveau de la direction, non à celui des utilisateurs. Même si les utilisateurs peuvent supprimer les messages de leur boîte personnelle, l´entreprise doit définir une politique globale de conservation des e-mails, et définir par exemple quoi supprimer, quoi conserver, où, et combien de temps. Faites en sorte que les règles soient appliquées de manière centralisée au lieu de vous en remettre aux utilisateurs.

2. Qui décide ?

La responsabilité vis-à-vis de l´application des règles doit être assumée par l´équipe dirigeante.

3. Tous les documents sont concernés

Regroupez les règles d´utilisation et de conservation des e-mails et des autres types de documents (par exemple lettres, fax, documents autres que des e-mails et stockés dans des systèmes de classement ou autres).

4. Interne ou externe ?

Les règles doivent prendre en compte les e-mails internes et externes.

5. Une politique définie

La politique de gestion des e-mails doit obéir aux objectifs fixés dans le cadre de la gouvernance d´entreprise et, si possible, aux exigences réglementaires, et non uniquement aux impératifs informatiques.

6. Une infrastructure fiable

Faites appel à la technologie pour faciliter et accélérer la recherche des contenus électroniques. Assurez-vous d´avoir une infrastructure informatique capable de supporter votre politique métier. Une organisation utilisant un système dont elle sait qu´il n´est pas conforme aux exigences en vigueur peut être tenue pour responsable, même si ce produit est l´un des meilleurs de sa catégorie.

7. Protection des données

La protection des données prend une importance croissante au sein de l´Union Européenne. Les enregistrements contenant des données personnelles doivent être supprimés lorsque leur période de conservation arrive à son terme. D´ici là, les individus ont le droit de consulter le contenu de ces enregistrements.

8. Audit

Si l´organisation est soumise à la réglementation relative à l´utilisation des e-mails, notamment les processus d´audit interne/externe de routine, intégrez l´examen des e-mails au processus d´administration.

9. Accessibilité des règles

Assurez-vous que la mise en oeuvre des règles puisse être auditée et reste claire pour l´équipe dirigeante et, si nécessaire, pour les organismes de réglementation externes.

10. Information des utilisateurs

Faites en sorte que tous les utilisateurs aient connaissance des règles de conservation des e-mails appliquées dans l´organisation. Si nécessaire, donnez leur une formation complète.11. Evolutivité

Assurez-vous que les solutions technologiques soient transparentes pour les utilisateurs et qu´elles puissent évoluer de manière à pouvoir prendre en charge vos volumes d´e-mails.

 
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