MATERIELS, SUR LE TERRAIN

Plus que centenaire, la société Bohin est spécialisée dans la mercerie (aiguilles à coudre) et la papeterie (trombones). Avec 1 500 clients, 50 factures éditées par jour et 10 000 articles référencés, on peut dire que cette PME de 50 personnes est de celles qui connaissent des flux de gestion importants. Gérés grâce à la ligne Intégrale de l´éditeur Sage. "Nous utilisions la version texte (sous DOS, ndlr) de Sage Integrale sur nos propres serveurs, vieux de plus de 5 ans", se souvient Jérôme Doussard. "Le passage à l´an 2000 s´est fait sans trop de difficultés, mais c´est au niveau des logiciels que nous avons rencontré un problème". L´éditeur arrête en effet à cette époque de distribuer la version DOS, il est nécessaire de passer sous Windows. Ce que les serveurs de l´entreprise sont incapables de supporter...

Extrêmement frileux

Une réflexion de plusieurs mois est alors entamée sur les différentes possibilités offertes pour refondre le système informatique. Deux choix : renouveler le parc et définir une nouvelle architecture ou opter pour une solution de location de logiciels en mode ASP (Application Service Provider). "Nous avons fait appel à notre prestataire habituel, ASPAway pour nous accompagner dans notre réflexion", se souvient Jérôme Doussard. "Au départ nous étions extrêmement frileux quant à l´ASP". Se séparer physiquement des données stratégiques de l´entreprise n´est pas enthousiasmant de prime abord. "Mais nous nous sommes très vite aperçu qu´en termes de sécurité et de sauvegarde, garder l´informatique chez nous n´était pas la solution optimale", indique le responsable. Les serveurs étaient en effet accessibles à tous, les sauvegardes et mises à jour d´anti-virus réalisées par Jérôme Doussard lui-même, faute de directeur informatique.

La tranquillité retrouvée

Un premier devis est réalisé pour le passage en ASP des logiciels de gestion, puis Bohin décide de faire le grand saut et opte finalement pour l´externalisation totale de ses applications informatiques, y compris la bureautique. "Plusieurs réunions ont été organisées avec notre interlocuteur chez ASPAway, un planning efficace nous a été proposé comprenant la migration, les tests et la formation. Nous étions très exigeants sur le débit et sur les délais : pas plus de deux jours pour repartir", explique Jérôme Doussard. Le système informatique est effectivement rendu indisponible pendant deux jours à la fin desquels (en décembre 2001) la nouvelle architecture est en place. "Nous avons aujourd´hui deux serveurs chez IBM, hébergés dans des lieux secrets hautement sécurisés. Nos données sont sauvegardées en double sur deux sites distants et toutes les mesures de protection ont été mises en place", se félicite le responsable. Les 12 utilisateurs se connectent via un VPN à partir de leurs "anciens" postes devenus en quelque sorte des terminaux. Aucun investissement en matériels n´a été nécessaire. Trois niveaux d´utilisateurs sont gérés par des mots de passe, qui doivent être modifiés tous les 90 jours.
"Nous travaillons aujourd´hui dans un environnement beaucoup plus intuitif avec des temps de réponse extrêmement rapides. Pour l´extraction des états statistiques, nous sommes passés d´une heure à 20 minutes", indique le directeur des ventes.

ASPAway propose une assistance téléphonique en cas de problème, et prend la main à distance sur les postes le cas échéant. "Lorsque l´éditeur sort une mise à jour, nous recevons simplement un petit message informatif, et les mises à jour sont réalisées automatiquement par ASPAway à distance", explique Jérôme Doussard. "En termes de coût, l´ASP est pour nous équivalent à notre ancien fonctionnement. Mais nous avons gagné en temps et en tranquillité, ce qui nous permet de nous concentrer pleinement sur notre coeur de métier".

Fondée en 1833, la société Bohin réalise 4.5 millions d´euros de chiffre d´affaires dont 20% à l´international.