MATERIELS

L´externalisation consiste en une délégation durable de certaines fonctions à un prestataire extérieur. La décision d´externaliser doit donc être prise dans une perspective stratégique à long terme. Et dans une optique de partenariat : la définition des rôles respectifs du prestataire et du client doit être extrêmement précise, le prestataire étant chargé de la maîtrise d´oeuvre, tandis que le client conserve la maîtrise d´ouvrage. Un cahier des charges sera donc rédigé comportant la définition précise des missions déléguées et détaillant la valeur ajoutée attendue par le processus d´externalisation.

C´est pour se concentrer sur son métier et y dédier toutes ses ressources, que l´entreprise externalise des fonctions telles que la paye, la comptabilité, la gestion de son informatique globale (lire notre article « Faut-il externaliser la gestion économique de votre parc informatique ? » ) ou de certains services type sécurité du système (lire notre article « Déléguer la sécurité : la fin des soucis ? »), sauvegarde et stockage des données ou encore maintenance.

Un projet d'entreprise

Dans tous les cas, l´externalisation est un projet d´entreprise, dans lequel il est nécessaire d´impliquer tout le monde. Il vous faudra notamment communiquer, expliquer les avantages stratégiques du choix, désigner des chefs de projet pour chaque fonction externalisée, « relais » ou correspondants qui seront en relation avec le prestataire, organiser les aspects manageriaux et humains. Sans oublier de valider les capacités d´intégration et de communication des équipes du prestataire.
Et si toute externalisation repose sur un contrat (lire notre article « Le management juridique de l´externalisation » ), il est nécessaire, en amont, d´évaluer son partenaire. A cette fin, quelques critères basiques sont à examiner :
- expérience et références,
- solidité des infrastructures,
- pérennité de l´entreprise (garanties financières)
- culture d´entreprise compatible avec la vôtre

Technologies

D´un point de vue technologique, deux principaux modes de fonctionnement permettent de relier le prestataire et son client :
- Les solutions en ASP (application hébergée à distance) sont très simples à mettre en place puisqu´elles ne nécessitent qu´une connexion Internet. Les points-clés pour faire votre choix : la disponibilité du service (soumise aux aléas du réseau, du serveur...), la sécurisation des connexions, le mode d´abonnement, les mises à jour, la hot-line.
- Les solutions de prise en main à distance : le prestataire intervient sur votre système sans se déplacer, grâce à un outil logiciel spécifique. Les points clés pour faire votre choix : la sécurisation des connexions et la clause de confidentialité des données.

Coûts

D´un point du vue budgétaire, l´un des avantages de l´externalisation est la maîtrise des coûts : contrat ou abonnement stipulent les coûts récurrents associés à la prestation. Attention cependant à la surfacturation des prestations ou du temps passé « hors contrat ».
Pour estimer le cas échéant la réduction des coûts induite par l´externalisation, il convient de mettre en regard plusieurs éléments : coût des éventuels aménagements technologiques en interne, coût des processus de contrôle qualité... versus la création de valeur permise par la délégation.