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Les usages professionnels des assistants personnels numériques

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Par Cécile Dubois le 23/08/2001 - indexel.net
 

Petit et discret il se glisse dans une poche, mais tel un couteau suisse, ses multiples options lui permettent de réagir à toutes les situations . Gérer son agenda, ses contacts, projeter des présentations, envoyer des e-mails, surfer sur Internet, récupérer les informations stratégiques du serveur de l´entreprise, localiser son positionnement géographique, le PDA s´adapte à la demande.

 

Moins chers et plus maniables que des ordinateurs portables, les assistants numériques personnels (PDA, personnal digital assistant) commencent à séduire les professionnels. Voici quelques applications concrètes pour les entreprises.

Rationaliser les relevés d'informations

Très utiles aux employés nomades devant effectuer des relevés chiffrés précis, les applications sur PDA se multiplient, notamment dans le domaine médical. Quelques cliniques ont par exemple mis à disposition de leurs équipes des assistants numériques afin d´optimiser le suivi des patients à domicile. Lorsque les infirmiers se rendent au chevet de malades nécessitant un appareillage parfaitement réglé, ils peuvent ainsi noter directement leurs relevés de mesures sur place. De retour à l´hôpital, ils synchronisent leur agenda électronique avec un PC et mettent ainsi à jour la base de données centrale. Outre un gain de temps appréciable, cette solution permet de réduire les risques d´erreur liés à la ressaisie.

Interagir avec la base de données centrale

Les PDA équipés d´une connexion Internet permettent également d´accéder au système d´information de l´entreprise lors d´un déplacement. Un commercial en visite chez un client peut ainsi se connecter à distance à la base de données de son siège commercial pour télécharger la fiche de renseignement de son interlocuteur. Il sera mieux armé pour négocier ou préparer un devis et pourra ensuite mettre à jour directement la base.

Optimiser la logistique

L´intégration d´un lecteur de codes barres sur un PDA le transforme en soutien logistique performant. Les manutentionnaires peuvent ainsi préparer les livraisons ou référencer les stocks en précisant chaque numéro de série. Si le bâtiment est équipé d´un réseau sans-fil, l´assistant numérique équipé d´une carte de réseau sans-fil permet de plus de synchroniser les informations instantanément avec la base de données centrale. D´où un gain de temps dans la préparation des commandes.

Localiser ses équipes nomades

Equiper les assistants numériques de ses employés de la fonction GPS (Système de positionnement géographique) permet de les localiser à tout moment. Cette application est particulièrement utile pour les gardes forestiers ou sur certains chantiers. À Paris, la société de nettoyage Korrigan l´utilise pour piloter ses agents de nettoyage de tags.

Simplifier la projection de présentations

Tout simplement, un PDA qui intègre des présentations du type Power Point peut se brancher directement sur un rétroprojecteur. La présentation peut ainsi être actualisée en temps réel. Cette solution a également le mérite d´alléger la mallette de l´ingénieur ou du commercial venant présenter son projet.

Disposer en permanence d'une bibliothèque d'information spécialisée.

De plus en plus d´applications et banques d´information destinées à être intégrées sur des PDA voient le jour. Qu´il s´agisse de plans de ville, de dictionnaires, ou d´informations spécifiques à un secteur d´activité. On peut imaginer par exemple qu´un médecin en tournée vérifie les propriétés d´un médicament sur son PDA plutôt que de transporter son Vidal sous le bras.

Un bureau nomade

Les fonctions basiques du PDA, agenda, gestion des contacts et de plus en plus, messagerie Internet ne doivent bien sûr pas être oubliées. Elles constituent actuellement l´utilisation principale des PDA dans le monde de l´entreprise.

La mise en oeuvre

Pour intégrer l´utilisation d´un PDA à la solution informatique d´une entreprise, la première étape consiste à développer un programme spécifique, un conduit, capable de se synchroniser avec la base de données existante. Selon la complexité de l´application, le coût de ce développement peut aller jusqu´à 50 000 ou 100 000 francs, voire plus lorsque l´on intègre le GPS (Système de positionnement géographique). Mais les assistants numériques ayant désormais intégré le paysage de l´informatique d´entreprise, de plus en plus d´applications peuvent être synchronisées avec des PDA. C´est le cas de la majorité des gestionnaires de contacts et d´agendas mais aussi de solutions plus spécifiques comme des outils de relation clients ou autres logiciels destinés à être utilisés par du personnel nomade. Il peut donc être utile de prendre cet élément en considération lors de l´achat ou de la mise à jour d´une solution logicielle.

Connexions internet

Pour connecter un PDA à Internet, il existe plusieurs solutions. Certains assistants bénéficient de modems intégrés. D´autres peuvent se relier par un câble ou via infra rouge à un téléphone mobile équipé d´un modem intégré. Il est également possible de relier le PDA à un modem spécifique afin de pouvoir le brancher sur n´importe quelle prise téléphonique. On peut aussi intégrer une carte de réseau sans-fil au sein du PDA si les appareils ne sont utilisés que sur une surface géographique limitée (entrepôt ou usine par exemple). Lorsque l´on utilise le réseau GSM (9,6 kbits/s) pour faire transiter les informations, les données doivent être les plus légères possibles. On peut envoyer des messages SMS (Short Messaging System).

Comme l´explique Stéphane Kandler, responsable commercial de PDA-connection, société d´ingénierie informatique spécialisée dans les applications professionnelles de PDA," l´important est de bien déterminer ses besoins avant de choisir le matériel. Pour la majorité des applications entreprises, la saisie est assez limitée et un simple PDA sans clavier suffit. " Pour des besoins plus sophistiqués, il faut passer aux mini portables (les hand held PC) , intermédiaires entre le PDA et le PC portable, mais nettement plus cher que les assistants numériques !

 
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