MATERIELS, SUR LE TERRAIN

Au coeur de la société Cades, comme dans beaucoup de PME hexagonales, l´AS/400 gère le stock et les vendeurs l´écoulent. Et du stock, il y en a : Cadès distribue des objets de décoration pour la maison, et propose plus de 15 000 références. Jusqu´à l´an dernier, le lien entre l´AS/400, garant de ce catalogue pléthorique, et la force de vente était exclusivement humain : "Une personne était employée à plein temps pour faire chaque jour des photocopies en couleurs des nouveaux produits et les envoyer à tous nos commerciaux par la poste. Lorsqu´un produit n´était plus en stock, c´était aux commerciaux d´enlever les photos correspondantes dans leur catalogue papier !", se souvient Jean-Alain Marquis (photo ci-dessus), directeur Informatique de Cadès.

Même problème sur les salons professionnels, où Cadès réalise 40% de ses commandes annuelles : la prise des commandes était assurée à la main par une cinquantaine de collaborateurs, ce qui créait une masse de bons de commandes difficile à gérer efficacement par la suite. Afin de rationaliser ses processus commerciaux, Cadès a choisi de mieux intégrer son AS/400 à la prise de commandes en automatisant la chaîne. Les commerciaux itinérants ont étés les premiers concernés par cette évolution. La société a choisi pour eux l´outil de gestion de la relation client Nomadis de C2A, qu´elle a déployé sur des ordinateurs portables.

Une opération entièrement automatisée

"Nous voulions reproduire l´utilisation d´un catalogue papier, et donc l´image est essentielle pour nous. C´est pour cela que nous avons choisi des ordinateurs portables, et non des PDA", explique Jean-Alain Marquis. L´outil déployé sur les 24 ordinateurs portables des commerciaux reproduit ainsi fidèlement un catalogue papier, photos incluses, et permet la prise de commande en cliquant sur l´image d´un article. Du côté du stock, le processus de commande et de mise à jour s´appuie sur un rituel bien rodé et une architecture multi plates-formes : "chaque jour, un serveur Windows 2000 doté d´une base de données Sybase va chercher sur notre AS/400 le descriptif des produits et l´état du stock. Il agrège ces informations avec les photos des produits concernés, qu´il récupère sur un serveur Linux (15 000 photos y sont stockées, et la machine fait aussi office de serveur de messagerie et de fichiers, ndlr). Le serveur Windows 2000 dépose ensuite l´ensemble de ces informations, au format de notre catalogue électronique, dans les boîtes aux lettres de nos commerciaux (prochainement sur un serveur FTP, ndlr). Lors de la synchronisation quotidienne, le commercial récupère les mises à jour et nous remonte ses commandes automatiquement. Le stock est ainsi mis à jour pour le lendemain", détaille Jean-Alain Marquis. L´opération est entièrement automatisée et remplace avantageusement les photocopies couleurs. "La personne occupée aux photocopies se charge désormais de prendre les photos des produits et d´enrichir la base de données des caractéristiques", souligne le responsable informatique.

100 000 lignes de commande en 10 jours

Cette architecture mise en place, il était tentant de la mettre à profit également durant les deux éditions du salon Maison & Objets, où la société enregistre près de 100 000 lignes de commandes sur une période de dix jours. "A chaque salon, c´était la cohue. Nous avions une cinquantaine de collaborateurs sur notre stand, qui suivaient les clients carnet de commande en main ! C´était une solution peu satisfaisante, car à l´issue du salon il nous fallait une semaine pour traiter les commandes, avant de commencer à livrer nos clients. Sans compter les inévitables erreurs de références ou d´adresses", se souvient Jean-Alain Marquis.Mais les contraintes de place sur un stand interdisent l´utilisation de cinquante ordinateurs portables en même temps ! Cadès se laisse alors convaincre par une proposition de C2A : adapter sur PDA l´outil que ses commerciaux utilisent déjà sur leur ordinateur portable. "Nous avions essayé des produits de ce type, mais tous exigeaient un terminal dédié, forcément plus cher. L´idée d´adapter sur un PDA bon marché le programme que nous connaissions déjà nous a plu. Et puis le logiciel utiliserait le format de nos fichiers d´articles et de stock, nous n´aurions donc rien à changer", justifie le directeur informatique.

Des alternatives plus chères et plus lentes

Pour le matériel, Cadès choisit le Visor, d´Handspring. "Le seul PDA à supporter un lecteur de codes barres, indispensable pour nous. Les alternatives étaient le PDA industriel de Symbol, beaucoup plus cher et plus lent, ou un PocketPC sous Windows, très cher et pas forcément très fiable. A 600 euros par Visor (appareil + lecteur de codes barres), nous n´avons pas hésité", poursuit Jean-Alain Marquis. Sur les salons, les cinquante collaborateurs de Cadès sont désormais tous équipés d´un PDA contenant la totalité des références du stock, importées en début de salon depuis l´AS/400. La sélection des produits se fait à l´aide de la molette du Visor (mettant fin aux erreurs de saisie et aux écritures illisibles), et l´appareil affiche en permanence le montant total de la commande. Une fois celle-ci validée, il suffit au vendeur de venir synchroniser son appareil sur l´un des socles USB à sa disposition, et la commande est prise en compte par le serveur local (un ordinateur portable équipé du logiciel serveur de C2A et d´une base Sybase). Ce dernier génère un état des commandes et du stock en fin de journée, qui est remonté vers l´AS/400 depuis n´importe quelle connexion internet.Difficile de faire plus simple... et plus efficace : "Nous avons gagné un temps fou ! Dans certains cas, le temps de prise de commande a été divisé par dix. Et après le salon, nous n´avons plus à passer une semaine à saisir les bons. L´état du stock est à jour et nous pouvons commencer à livrer immédiatement. Certains de nos clients réguliers ont étés très surpris de ce changement radical !", se félicite Jean-Alain Marquis. Mieux : les quelque 30 000 euros dépensés pour le projet sont déjà amortis : hors période de salon, Cadès utilise ses PDA pour organiser des show rooms dans ses locaux et faire l´inventaire... en attendant de participer à d´autres salons européens.