Mercredi 13 décembre 2017
NASDAQ : 0.0 0   nasdaq0 %
RECHERCHE
OK
 
NEWSLETTER
newsletter
Abonnez-vous gratuitement
à notre newsletter
hebdomadaire - Cliquez ICI
Indexel
  • DOSSIERS
  • PRATIQUE
pub Publicité
 

MATERIELS

Réduire ses coûts d'impression : c'est possible !

Imprimer Envoyer à un ami Contacter la rédaction
Par Lala Moulay le 04/05/2004 - indexel.net
 

Les oracles qui prédisaient, à l´ère du numérique, le "zéro papier", se sont trompés. On imprime de plus en plus de documents. Mais comment réduire sa facture ? Les conseils pratiques de deux professionnels.

 

Les salariés reçoivent et impriment via fax et internet ou le réseau interne de l´entreprise de plus en plus de documents, auxquels il faut ajouter les multiples photocopies réalisées. Ainsi, le volume des impressions croît de 20 % par an pour atteindre 221 milliards de pages imprimées en France. Aujourd´hui, les deux tiers de ce qui est imprimé proviennent d´une source numérique. Et les salariés sont de plus en plus friands de pages riches en graphiques et autres contenus en couleurs.

D'importantes disparités de prix, mais pas de suivi centralisé

Les entreprises ne savent pas forcément optimiser le coût de ces impressions. Si elles connaissent le prix de leur matériel bureautique - fax, copieurs traditionnels, multifonctions et autres imprimantes -, elles ont souvent bien du mal à anticiper la consommation d´encre (le toner). Avec la multiplication des imprimantes individuelles, les cartouches de toner sont souvent achetées par chaque service, avec d´importantes disparités de prix, sans suivi centralisé au niveau de la direction informatique. Par ailleurs, 80 % des documents imprimés sont détenus individuellement et ne sont pas accessibles aux autres salariés (seuls 20 % sont partagés). Pour réduire les frais, voici les conseils de Jean-François Baudrais (photo ci-dessus), le président de la commission copieurs et imprimantes du SNESSI (syndicat national des entreprises de systèmes et solutions d´impression) et d´Hervé Lesage, directeur marketing solutions et services de Xerox France.

1. Bien choisir son matériel

Si vous imprimez moins de 50 000 copies par mois les fax et imprimantes standard sont peu onéreux à l´achat. Compter pour un fax entre 300 euros (entrée de gamme) et 2 000 euros (pour ceux qui gèrent beaucoup de trafic et qui font du ré-adressage industriel). Pour une imprimante dont la capacité ne dépasse pas 30 pages à la minute, compter de 3 000 euros à 5 000 euros. Pour ces modèles de base, la facture d´encre reste raisonnable. À l´inverse, si vous imprimez plus de 50 000 copies par mois, pour ne pas vous ruiner en toner, optez pour les copieurs multifonctions. L´investissement est plus élevé : de 500 euros pour un usage personnel à 150 000 euros pour une production de deux millions de copies par mois. Le prix moyen se situe entre 10 000 et 15 000 euros pour des capacités de 35 pages à la minute, soit 50 000 à 60 000 copies/mois. En revanche, le coût d´exploitation sera faible, car le contrat de service prévoit que le client paie à la page (1à 2 centimes d´euro par page, quel que soit le taux de couverture de la page) et qu´il dispose d´autant de cartouches d´encre qu´il le souhaite. Bref, à vous de faire une estimation de vos besoins : comparé à votre facture annuelle de toner, le coût à la page peut s´avérer selon les cas, plus intéressant.

2. Avoir un parc homogène

À partir de 5 à 10 copieurs dans l´entreprise et 50 000 pages imprimées par mois, souscrire un contrat auprès d´un seul fournisseur de matériel permet d´obtenir une réduction importante de la facture. Cela induit aussi une rationalisation de la gestion des fournitures et des stocks. Un parc harmonisé de 20 machines de même marque permet de réduire le nombre de références de toner et donc d´optimiser les coûts. En achetant de plus grandes quantités de toner, vous pourrez aussi négocier un prix plus attractif.

3. Faire un audit des impressions dans l'entreprise

Grâce aux logiciels de "tracking" tels que Mega Track distribué par Mega Track ou Print audit 4 de Digitalworkplace, vous saurez quelles sont les utilisations de chaque imprimante (qui a lancé le programme, combien de pages, quel est le coût de la page...). Vous saurez aussi si un périphérique est sous, ou sur-employé et vous pourrez rationaliser le parc et adapter en conséquence le type de matériel aux besoins de chaque service. Coût de cette étude : de 1 000 à 2 000 euros par jour. Différents fabricants proposent cette prestation : HP, Ricoh, Xerox, Konica-Minolta, Toshiba... Durée : 30 à 60 jours selon la taille de l´entreprise. Impact estimé : 15 à 25 % de réduction de vos coûts bureautiques.

4. Limiter les accès

Grâce à certains logiciels tels que Doc Bilder Pro distribué par EFI ou Top access (Toshiba), il est possible de limiter l´accès aux imprimantes couleur ou format A3 à certaines catégories de salariés. Pour accéder à l´imprimante, l´employé doit saisir un code qui définit son profil utilisateur. Il est alors autorisé ou pas, à utiliser tel ou tel périphérique.

5. Externaliser

"Confier à un prestataire extérieur la mission de veiller sur votre matériel bureautique et sur son utilisation permet de réaliser 15 à 30 % d´économies sur un parc de 500 périphériques constitué d´imprimantes, de copieurs et de fax", explique Hervé Lesage (photo), directeur marketing solutions et services de Xerox France. Après un audit interne et une rationalisation du parc de machines, Xerox Services met généralement en place un processus logiciel de suivi des équipements. Ce qui permet de savoir quand une imprimante a besoin de toner ou si une maintenance technique est nécessaire. Un employé de Xerox Services intervient alors sur site. En cas de problème, un numéro vert permet de répondre aux questions des salariés qui ont reçu une formation bureautique et qui disposent d´un site web interne sur lequel ils peuvent trouver le mode d´emploi de chaque périphérique. Par ailleurs, indique Hervé Lesage, "pour optimiser au fil des ans l´impression des documents, et obtenir le meilleur rendement, des logiciels "d´output management" sont mis à la disposition des entreprises. Ces logiciels permettent d´estimer instantanément la charge de travail d´une imprimante et de dérouter l´impression du document vers une autre imprimante, si l´équipement initialement sollicité n´est pas disponible".

LIRE AUSSI
 
Partager :
LIRE AUSSI
 
pub Publicité

CloudStack by IkoulaCloudStack by Ikoula

Cloud Computing : Atouts et freins, acteurs du marché, conseils et témoignages