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MANAGEMENT, SUR LE TERRAIN

Conduite du changement : la garantie du succès d'un intranet

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Par Stéphane Bordage le 04/01/2005 - indexel.net
 

Plus de 200 agents du Conseil général de Seine et Marne ont été impliqués dans la rédaction du cahier des charges de leur futur intranet. Une démarche qui garantit au conseil la pertinence de la solution, un taux d'utilisation élevé et une appropriation rapide de l'outil. Autant de facteurs décisifs dans la rentabilisation du projet.

 

Le Conseil général de Seine et Marne dote ses 2 100 agents d'un intranet pour les aider à répondre plus vite et plus précisément aux besoins de ses 1,2 million d'administrés. Au programme : accès instantané aux délibérations depuis 1982, interfaçage avec le système d'information géographique (SIG), mise en place d'annuaires communs, travail collaboratif via des espaces de gestion de projet offrant répertoire partagé, liste de diffusion, planning, Post-it électronique, forum, etc.

 

"Ces services seront disponibles dès juin 2005 et de nouvelles fonctionnalités seront ajoutées au fur et à mesure d'ici à fin 2006", complète Christine Bertrand (photo), responsable de la mission Net, en charge du projet intranet. Pour réussir cet ambitieux projet, le conseil général s'est donné d'importants moyens : un budget de 700 000 euros piloté par une équipe de cinq personnes s'appuyant sur le prestataire SQLi et sur une partie des 50 personnes de la DSI.

 

La conduite du changement garantit l'utilisation

 

Après deux ans de travail, l'implication de 200 agents (sur plus de 100 réunions) et près de 70 % du budget dépensé, le conseil général de Seine et Marne a la garantie que son projet sera une réussite : élus et agents sont impatients d'utiliser l'outil. Travail de longue haleine, la conduite du changement a progressivement donné corps au projet et s'est concrétisée lors de la réunion de lancement de mars 2004. "Pendant que le premier comité de pilotage avait lieu, les délégués au Net étaient briefés sur le rôle qu'ils allaient jouer. Puis tout le monde s'est  réuni autour d'un verre. Ce jour-là, les agents se sont dit ''tiens, il se passe vraiment quelque chose". La mobilisation générale a vraiment démarré à ce moment", raconte Christine Bertrand.

 

"De réunions en réunions, on a vu la compréhension des uns et des autre qui se faisait jour. Puis, les membres du comité de pilotage se sont pris au jeu. Tout le monde s'est mis à contribuer au projet qui est devenu de plus en plus riche. Ce qui a déclenché un effet d'entraînement et de motivation qui s'amplifie de semaine en semaine", renchérit Michel Billecocq (photo), directeur général des services du Conseil général.

 

Une architecture ouverte pour accompagner l'évolution de l'intranet

 

Elus et agents étant convaincus, il ne reste plus qu'à développer l'intranet. Une mission confiée à la société de services SQLI à l'issue d'un appel d'offres restreint où les références, la méthodologie et la palette de compétences du prestataire ont fait la différence. "Nous voulions une plate-forme fiable et ouverte qui nous permette d'agréger des briques fonctionnelles au fur et à mesure de l'évolution du projet", explique Christine Bertrand. L'architecture technique proposée par SQLI repose sur des solutions open source validées par de nombreux projets : Linux, Apache, Tomcat et la version J2EE d'Interliguo, outil de gestion de contenu. Mais la solution de recherche fournie par SQLI - le moteur Jakarta Lucène développé par la fondation Apache - ne répondait pas aux attentes du conseil. "Nous avons donc ajouté le moteur de recherche sémantique Sinequa à la solution de SQLI. Les deux prestataires ayant déjà réalisé des projets en commun, nous sommes confiants sur l'intégration à venir", conclut Christine Bertrand.

 
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