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Quand les commerciaux gèrent les commandes en temps réel

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Par Catherine Nohra-China le 21/06/2005 - indexel.net
 

Chez UMHS, PME de 220 personnes spécialisée en quincaillerie professionnelle, la mise en oeuvre d'une solution commerciale nomade répond à deux objectifs clés : gagner du temps sur la gestion des commandes et améliorer la satisfaction client.

 

PME très dynamique, UMHS fournit près de 15 000 clients et artisans en quincaillerie professionnelle, électricité, sanitaire et outillage industriel. Elle réalise un chiffre d'affaires de 52 millions d'euros au travers de ses six filiales européennes. Pour faire face à une concurrence de plus en plus exacerbée, l'entreprise doit optimiser l'organisation de ses 20 commerciaux et réaliser des économies tout en améliorant son image de marque. La solution passe, fin 2004, par l'informatisation de sa force de vente. Mais pas n'importe laquelle.

 

Un déploiement en moins de quatre mois

 

Comme l'explique Maxime Stroppini, responsable informatique chez UMHS : "Nous souhaitions disposer d'une solution sécurisée qui offre la possibilité à nos commerciaux d'accéder aux 50 000 références du catalogue produit, aux données fournisseurs, aux fiches clients mais aussi d'enregistrer les prises de commandes en temps réel chez nos clients et d'accéder à notre gestion de stock via des systèmes PDA". Les contraintes : trouver un fournisseur qui puisse développer une solution informatique communicante capable de s'interfacer aux applications métiers AS 400 de gestion commerciale, qui offre une alimentation en temps réel de la base commerciale et des débits réseaux suffisants pour supporter ce type de traitement. Plusieurs fournisseurs ont été consultés. "Seul Evolution-Net a été capable de nous proposer la solution au meilleur rapport qualité-prix et de prouver de son expérience en matière de solutions mobiles sur des secteurs identiques", précise Maxime Stroppini.

 

Intégrateur SAP et éditeur de solutions mobiles sécurisées, Evolution-Net a en effet développé deux autres applications d'automatisation des forces de vente (SFA) sur PDA et Pocket PC dans le secteur de la quincaillerie pour des clients tels que Georgen et SETIN. La solution informatique mobile d'UMHS a été déployée en un temps record de quatre mois. Passée la réalisation du cahier des charges fonctionnel et technique, les  ingénieurs d'Evolution-Net ont développé une application commerciale spécifique en Visual Basic pour Pocket PC, incluant le design des écrans PDA. Puis ils ont développé l'interface de synchronisation en PhP MySQL entre le Pocket PC et le système AS 4000, développement nécessaire pour assurer la communication entre les équipements mobiles et les applications métier en central. Côté réseaux, l'architecture de l'application s'appuie sur le GPRS Orange et le réseau privé virtuel Oléane. Evolution-Net a effectué notamment le paramétrage du réseau intranet pour assurer l'interconnexion entre le VPN et Orange, avec option de connexion sécurisée GPRS par paramétrage du proxy serveur.

 

La fin des délais d'attente entre les rendez-vous client et la prise de commande

 

L'équipe a ensuite conduit un test de la solution avec le déploiement d'une flotte de Pocket PC 2003 fournie à UMHS. Des tests concluants qui ont abouti à la mise en production en janvier 2005 de la solution. En rendez-vous chez leurs clients, les commerciaux disposent à présent de toutes les informations les concernant. Ils peuvent vérifier sur place l'état des stocks des différentes références, conseiller leurs clients sur le basculement d'une référence à une autre, les informer des délais de livraison, et, tout au long de l'entretien, préparer directement leur rapport de visite. Au moment souhaité, ils connectent leurs Pocket PC au serveur AS 400  pour transmettre les commandes.

 

Pour un budget total d'environ 12 000 euros (comprenant l'installation de la solution et le développement, le coût de licence annuelle par utilisateur/ PDA et la maintenance), UMHS dispose à présent d'une solution lui permettant d'accélérer considérablement le traitement des dossiers clients. La solution contribue également à l'image de qualité de service et de réactivité de l'entreprise. "Nos représentants commerciaux n'ont désormais plus besoin de saisir manuellement leurs bons de commande. Toute cette gestion commerciale est automatisée et se réalise en temps réel sur site. Il n'existe plus de délais d'attente entre les rendez-vous chez le client et la prise de commande. Et nos clients sont visiblement très satisfaits, à en voir les carnets de commandes", conclut Maxime Stroppini qui prévoit à terme la mise en oeuvre d'un système de géolocalisation afin d'optimiser les tournées commerciales.

 

 
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